Peritaje

Facultad de Medicina Sección Reguladora de Tramite

¿CÓMO ARMAMOS UN EXPEDIENTE ?
Eduardo Scarcela Nivel de Conducción 1

INTRODUCCIÓN: En el presente capitulo se trataron de desarrollar ciertas pautas de la actuación administrativa que van desde la recepción de los documentos , hasta la conformación del expediente , su armado , el mantenimiento de su integridad , y aspectos de como deberegistrarse la actuación administrativa.La fuente para el desarrollo del presente trabajo fueron la experiencia adquirida en el desarrollo de la función como Jefe de la Reguladora de Trámite de Facultad y los conocimientos adquiridos en el curso de capacitación realizado por la Unidad de Capacitación y Desarrollo de la Universidad de la República : Formas Documentales en la Gestión Administrativa (Profa. María C. Fernández y Profa. Olga Mora) Por supuesto que no pretendí darle un enfoque riguroso, ya que para ello necesitaría tener una formación docente , que no la tengo, por ello preferí no entrar en muchas definiciones y apoyarme en el lenguaje gráfico. Desde ya pido disculpas por la falta de rigurosidad pero entiendo también que no era el cometido principal del trabajo.-

Setiembre del2004

MODULO II - COMO ARMAMOS UN EXPEDIENTE

TEMA RECEPCIÓN DE NOTAS Y/O SOLICITUDES REGISTRACIÓN Y/O CAARATULADO,TRAMITACIÓN EN EXP+ ARMADO DE EXPEDIENTES FOLIADO DE LOS EXPEDIENTES FOLIADO DE AACTUACIONES EN DONDE SE INCORPORAN DOCUMENTOS, INFORMES ETC., A UN EXPEDIENTE YA FORMADO FOLIADO E INCORPORACIÓN DE UN DOCUMENTO,ACOMPAÑADO POR DOCUMENTOS ADJUNTOS, A UN EXPEDIENTE YA FORMADOREGISTRACIÓN DE ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS DONDE SE REGISTRA UNA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA COMO SE ADJUNTAN O DESGLOSAN LOS EXPEDIENTE S ( EN EXP+ SE AGREGAN) COMO SE DESGLOZAN DOCUMENTOS EN EXPEDIENTES YA FORMADOS

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1 Facultad de Medicina Sección Reguladora de Trámite

PAUTAS A TENER EN CUENTA EN EL ARMADO DE EXPEDIENTES Y/O REGISTRACIÓN DEACTUACIONES ADMINISTRATIVAS RECEPCIÓN DE NOTAS Y/O SOLICITUDES: Es importante que el funcionario que recibe una nota y/o solicitud , realice una lectura aunque sea rápida , de la misma , a efectos de poder detectar , si se mencionan documentos acompañándola , y que estos sean entregados con ella. En caso de mencionarse documentos y no traerlos , se tratará de resolver el tema con la persona que trae lasolicitud ; ya sea indicando que traiga la nota más tarde con los documentos .Muchas veces simplemente es un descuido y traen los documentos que luego con nuestra consulta los aporta. Si de la interacción con la persona, ésta insiste en dejar la nota tal cual , sin los documentos, se le recibirá dejando la constancia correspondiente y elevando las actuaciones a una autoridad , como por ejemplo eldirector correspondiente, quien resolverá su tramitación teniendo en cuenta la importancia del tema y de los documentos que faltan. Esto que se menciona para los documentos que dice acompañar el escrito es válido para solicitarle los documentos que debería aportar para la tramitación.En todos los casos en que se recibe una solicitud es importante que en la misma se establezca la constancia de fechade recepción y que se identifique el Servicio receptor. Esta constancia , debe ser puesta en la nota que se presenta ante la Facultad y no en los documentos que la acompañan ( adjuntos ) . Esto es independiente de la fecha en que se proceda a dar la entrada efectiva ( o sea se le registre y se tramite, cuya fecha será aportada automáticamente por el sistema ) REGISTRACIÓN Y/O CARATULADO ,TRAMITACIÓN EN EXPE + Es importante que cuando se proceda a la registración de la solicitud el funcionario que la realice , en el resumen , que va a identificarla , haga un extracto lo más breve posible y sustancial de lo que refiere la nota. En dicho resumen deben incluirse datos, como nombre del servicio solicitante y/o personas involucradas , si las hubiera . Esto es importante que se respete porque...