Plan de sistematizacion de empresa geyoca

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PLAN DE SISTEMATIZACION

FECHA: Julio del 2009

DESTINATARIO: Ing. Eric Swamberg Gerente General
Distribuidora GEYOCA

FASE 0: PLANEAMIENTO DEL PROYECTO
1. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS DEL PROYECTO
El presente informe tiene como objetivo general evaluar la gestión y administración del departamento de taller de manera integral para determinar la eficiencia, eficacia, economía, ecologíacon que se está cumpliendo la Gestión de la Administración y elaborar un plan de sistematización.

Y como objetivos específicos tiene:

• Evaluar y analizar al Jefe del departamento de taller, para determinar si se desempeñan de manera eficiente.
• Analizar el proceso de Planeación, para determinar si está proyectándose de manera eficaz hacia el futuro.
• Analizar el proceso de Organización,para determinar si la estructura interna está bien diseñada en sus diferentes aspectos fundamentales.
• Implementar el sistema informático integrado para lograr la mejor Coordinación de la información actualizada.
• Analizar y evaluar la Dirección, para saber si motiva e influye positivamente en el desempeño del personal.
• Analizar el proceso de Control, y la estructura de control interno, ydeterminar si es adecuado a las necesidades del taller.

2. DELIMITACION DE ALCANCES
Para el desarrollo del Plan de sistematización nos vimos limitados e la obtención de cierta documentación que aunque no era de imprescindible nos hubiera ayudado a desarrollar de mejor manera este proyecto.
Las limitaciones que se presentaron en nuestro trabajo fueron:
 Impedimento de acceso a conocervalores reales de costos que posee la empresa y a toda información privada del taller
 No se nos permitió acceder a la base de datos de reclutamiento del personal de taller.

3. CREACIÓN DEL GRUPO DE PLANEAMIENTO
El grupo de planeamiento para el desarrollo de este trabajo fue conformado por el grupo consultor (Alumnos del 8/4 Grupo #7 detallados más adelante) y directamente con el Jefe delDepartamento de taller (Sr. Carlos Ibarra).

4. SELECCIÓN DE LA METODOLOGÍA
En este Plan de Sistematización nos enfocaremos en:
o Verificar el cumplimiento de los objetivos.
o Constatar el cumplimiento de las políticas de la empresa.
o Contribuir con el mejoramiento del sistema operativo de la empresa.

5. ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

GRUPO RESPONSABLE
 JEFE DEL DEPARTAMENTO DETALLER DE GEYOCA
 GRUPO CONSULTOR:
Amán Castro Nancy Inés Espinoza Montero Jessica Patricia
Herrera Pazmiño Lucia Carolina Jiménez Almeida Mery Edita
León Torres Jenny Gabriela Mero Barros Nancy
Salvatierra Ron Wilma Lucia Pazmiño González José Luis

PRODUCTO
Definición del proyecto

FASE 1: IDENTIFICACIÓN DE LAESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA EMPRESA

1. IDENTIFICACIÓN DEL AMBIENTE EXTERNO

EL ambiente externo de la Empresa Geyoca, se basa en mantener una buena relación con sus clientes, siendo comprometido con la sociedad y superando a sus competidores.

2. IDENTIFICAR LAS AREAS FUNCIONALES (ESTRUCTURA ORGANIZACONAL)

La Estructura Organizacional que se presenta muestra solo la relación deldepartamento de taller con la cabeza de la empresa.

3. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES ADMINISTRADAS EN LAS AREAS FUNCIONALES.
Las actividades operacionales del Departamento de Taller son:

Chequeo de los vehículos
• Cambios de aceite en los vehículos según control del kilometraje
• Revisión de llantas
• Revisión de los sistemas: Hidráulico, Eléctrico, Manual, Automático.
• Cambio de repuestosActividades Adicionales
• Inventario de Repuestos para abastecer la bodega.
• Registro de kilometrajes diarios de los vehículos.
• Registro de cambios pendientes en vehículos.

4. IDENTIFICAR LAS RELACIONES EXISTENTES ENTRE LAS AREAS Y SUS OPERACIONES.

RESPONSABLE
Grupo Consultor

PRODUCTO
Diagrama de Relaciones Funcionales

FASE 2: INVENTARIO Y ANÁLISIS DE LOS RECURSOS...
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