Planeacion y programacion de proyectos

INSTRUMENTOS PARA PLANIFICACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL DESARROLLO DE PROYECTOS
Siempre se debe partir de la base de que un proyecto conlleva implícita la palabra planeación, al tiempo de poder decir que no existe proyecto sin planeación y viceversa, no existe planeación sin proyecto.

En el contexto normal de la planeación de proyectos, la misma ha sido simplificada al punto de creer enforma errónea que planeación es simplemente establecer una relación de actividades con responsabilidades, tiempos y recursos (es decir, un cronograma).

La planeación es la disposición sistemática de tareas para el logro de un objetivo. El plan establece lo que se necesita lograr y cómo se debe lograr. El plan se convierte en un punto de referencia contra el cual se puede comparar el avance real;después, si ocurren desviaciones, es posible llevar a cabo la acción correctiva.
Es importante que las personas que participarán en la realización del trabajo colaboren también en su planeación. Con frecuencia son las que conocen mejor cuáles son las actividades detalladas que se necesitan llevar a cabo y cuánto debe durar cada una. Al tomar parte en la planeación del trbajo, las personas secomprometerán a realizarlo de acuerdo al plan y dentro del programa y el presupuesto. La participación crea compromiso.
En términos concretos el proceso de planeación y programación de un proyecto comprenden los siguientes pasos:
PASO 1. Definición del Alcance
El primer paso en el proceso de planeación es definir el objetivo del proyecto- el resultado esperado o el producto final.

Para elcaso de los proyectos ordenados bajo la estructura de la Metodología de marco Lógico la definición del objetivo del proyecto corresponde al Objetivo específico y los principales entregables corresponden a los resultados…que en su conjunto suponen la realización del objetivo específico.

PASO 2. Desarrollo de la Estructura de División del Trabajo.
Una vez que se ha decidido el objetivo delproyecto, el paso siguiente es determinar qué elementos o actividades del trabajo son necesarias de realizar para lograrlo. Esto requiere elaborar una relación de todas las actividades.
Hay dos enfoques para preparar esta relación. Uno es hacer que el equipo del proyecto prepare la relación de actividades mediante una “tormenta de ideas”. Este enfoque es apropiado para proyectos pequeños; sinembargo, para proyectos más complejos, es difícil desarrollar una lista amplia de actividades sin olvidar algunas partidas. Para estos proyectos un enfoque mejor es crear una Estructura de División del Trabajo (EDT).
La EDT divide un proyecto en piezas o partidas manejables para ayudar a asegurar que se identifiquen todos los elementos que se necesiten para complementar el alcance del trabajo delproyecto. Es un árbol jerárquico de partidas de trabajo que logrará o producirá el equipo durante el proyecto. El logro o la producción de todas estas partidas constituyen la terminación del alcance del trabajo del proyecto.
Para el caso de los proyectos desarrollados bajo la metodología de Marco lógico ya se tienen definidas las actividades, pero es importante realizar un análisis de laintegralidad de las mismas mediante la estructura de División del trabajo.
En la Figura 1 se presenta un ejemplo de una EDT para el proyecto denominado "transformación y comercialización de la guadua en muebles y artesanías para distribuirlo en la comunidad en la ciudad de Mocoa". La estructura grafica se subdivide en actividades de Nivel 1 y en actividades de Nivel 2 (sub-actividades) que representan eldesglose de las actividades de Nivel 1.
Para el Ejemplo en mención las actividades de nivel 1 corresponden a la contratación del Gerente del Proyecto, compra del terreno, contratación Outsourcing de personal, etc.
Las actividades de Nivel 2 Corresponden para el Caso de la contratación del gerente del proyecto a: Reclutamiento, selección, contratación e Inducción
Si queremos detallar con...
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