Políticas de operación de la fase activa-archivo de trámite, y fase semiactiva-archivo de concentración

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Políticas de Operación de la Fase activa-Archivo de Trámite, y Fase semiactiva-Archivo de concentración
a) Identificación de las principales políticas de operación de la Fase activa-Archivo detrámite, y Fase semiactiva-Archivo de concentración.
Políticas para Archivo de trámite
* Recepción y despacho de correspondencia
Asegurar el control de la documentación desde su recepción y darleseguimiento; además de la entrega en tiempo y forma al área encargada del trámite. La información se organiza sistemáticamente mediante fichas de control. El área de recepción establecerá losmecanismos para su control. Ninguna otra persona podrá recibir documentación oficial dirigida a la Institución. Se deberá de llevar un registro de los documentos recibidos.
* Seguimiento de asuntos entrámite
Se debe dar cumplimiento a los trámites que se realizan en la dependencia en tiempo y forma; la documentación debe ser conservada a fin de brindar sustento para la toma de decisiones.
Elseguimiento se hace por medio de las fichas control. Las áreas deben de trabajar en coordinación permanente. Todo documento que ingresa a la Organización es propiedad de la Institución. Se debe reducir almínimo el tiempo necesario para controlar y clasificar el documento. Se debe tener copia de los documentos emitidos por la entidad.
* Despacho de correspondencia
Los documentos generados por laOrganizaciones serán recibidos en tiempo y forma por los destinatarios; las unidades de documentación en trámite, entregaran directamente a las unidades de documentación dentro de la organización. Seestablecerá un registro de los documentos.
* Integración de archivos y control de documentos en trámite
Al archivo, sólo deben ingresar documentos oficiales en tiempo y forma; dichos documentosdeberán estar clasificados y ser conservados sistemáticamente organizados, asegurando su fácil acceso y consulta. Deben existir catálogos de inventario y de referencia. Se deben establecer los...
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