POLITICAS GASTOS DE VIAJE/COMPROBACION DE RECURSOS

POLITICAS GASTOS DE VIAJE /COMPROBACION DE LOS RECURSOS
I- INTRODUCCION
OBJETIVO GENERAL
Este documento, establece las políticas de los recursos destinados a gastos por concepto de viaje por parte de los Funcionarios y Empleados de : que por motivo de alguna transacción de negocio u operativa de la Empresa sean necesarios.

Objetivos Específicos
Determinar los importes yconceptos específicos que podrán ser autorizados como gastos de viaje.
Definir los requisitos y plazos a los que deberá sujetarse la comprobación de los gastos por concepto de gastos de viaje.
ALCANCE
Los procesos, políticas y anexos y demás información contenida en esta política son aplicables a Gerentes Regionales, Representantes Comerciales Involucrados en y Personal Técnico del área deInvestigación
Para atender la solicitud de recursos para viajes de trabajo, se deberá cumplir con lo Siguiente:
• Elaboración de Carta Objetivos.
Detallar los objetivos y programa de trabajo que se perseguirán en la visita a los clientes o prospectos, se deberá cumplir cabalmente con este y además se deberán concertar citas para visitar a nuevos prospectos. Es importante señalar que esnecesario contar con la confirmación de las citas de los prospectos.

• Informe de Resultados Obtenidos.
Al termino de la visita con cada uno de los clientes o prospectos se deberá complementar la carta de objetivos original con los resultados obtenidos y los comentarios que pudieran ayudarnos a lograr el éxito en la venta o las mejoras a implantar, esto nos permitirá valorar el alcance del viajey la productividad obtenida.

• Elaborar Presupuesto.
Para la elaboración del presupuesto de viaje es muy importante que se mencionen los destinos, tipo de transporte y la fecha de inicio así como la de terminación del viaje, así mismo se les comunica que los conceptos de los gastos deben apagarse a la política de la empresa.

• Programación del Viaje.
Se deberán considerar los viajesmensuales, así mismo se les pide eficientar los recursos al máximo posible.

• Recursos de Viaje.
Todo viaje debe estar previamente autorizado por el Director del área o por la Dirección General.

• Comprobación de gastos de Viaje.
• Los días sábados de cada semana a más tardar a las 14:00 horas, los Representantes Comerciales deberán enviar al Gerente Regional que les corresponda pormensajería las comprobaciones de gastos con sus respectivos comprobantes, bajo el mismo procedimiento, el personal Técnico deberá enviar a sus Jefes inmediatos sus comprobaciones de gastos (formato 2).

• Los Gerentes Regionales de Ventas y Jefes inmediatos del personal Técnico deberán revisar que los comprobantes de gastos y su comprobación vengan firmados por los responsables del gasto, así mismodeberán cerciorarse que de los documentos cumplan con requisitos fiscales y que no presenten alteraciones.

• Los Gerentes Regionales de Ventas deberán enviar a más tardar los viernes de cada semana al Gerente Nacional de Canales de Distribución las comprobaciones de los gastos realizados tanto del personal a su cargo como la de ellos.

• El Gerente Nacional de Canales de Distribución y losJefes inmediatos del personal Técnico deberán verificar que éstas coincidan contra cada uno de los comprobantes anexos, en el caso de que determinen diferencias por IVA mal calculado, comprobantes sin requisitos fiscales o comprobantes de gastos personales, deberán ajustar el importe en la cuenta de gastos.
• El Gerente Nacional de Canales de Distribución y Jefes inmediatos del personal Técnico unavez que validaron y autorizaron las comprobaciones de gastos, las deberán entregar a más tardar los lunes de cada semana al área de Contraloría.

• El área de Contraloría deberá confirmar que los comprobantes de gastos enviados no presenten las siguientes anomalías:

1. Los comprobantes deben reunir los requisitos fiscales vigentes, amparar el concepto del gasto. Los comprobantes deben...