Politicas Gastos De Viaje
Páginas: 15 (3577 palabras)
Publicado: 22 de mayo de 2012
POLÍTICA
DE
GASTOS DE VIAJE
INTRODUCCIÓN
El presente documento titulado “Política para gastos de viaje para “La empresa, S.A.” contiene los controles necesarios relacionados con la autorización, definición y comprobación de los gastos de viaje en que incurra el personal de la Empresa por motivos de trabajo. Y proporcionauna guía a seguir por los empleados que generan este tipo de gastos.
El objetivo de este documento es asegurarse que todos los empleados comprendan claramente las políticas y procedimientos para viajes de negocios.
La siguiente política es de observación general y aplicación inmediata a partir de la fecha de publicación de la misma. El desconocimiento de ésta no exime a nadie de sucumplimiento.
PUNTOS GENERALES
Responsabilidad y Cumplimiento
1. La solicitud de gastos de viaje deberá ser autorizada por el jefe inmediato, ponderando el costo / beneficio, la razonabilidad y el objetivo del viaje, así como la disponibilidad en el flujo de efectivo.
2. El pasajero es responsable de cumplir con la política de viajes. La persona que aprueba es responsable de revisar minuciosamentelos reportes de gastos para asegurarse que cumplen con ellas.
3. “La Empresa” reembolsará a los empleados por todos los gastos necesarios y razonables que se generen al viajar por negocios de la compañía que estén debidamente autorizados.
4. “La Empresa” no asume obligación ninguna de re-embolsar los gastos que no cumplan con esta política.
Proceso de autorización de gastos para viajes
Dela solicitud:
5. Toda solicitud de viáticos deberá ser autorizada por el jefe inmediato del viajero o en ausencia de este por el Director Administrativo. Dicha autorización estará basada en la razonabilidad y el objetivo del viaje, así como a la disponibilidad en el flujo de efectivo.
En el anexo 4 se indican las formas en que se puede solicitar la dotación y los requisitos de cada una.
Dela dotación:
6. La dotación para el gasto se entregará hasta un día antes de realizar el viaje.
7. Las dotaciones para viaje son responsabilidad de la persona que viaja, independientemente de quién las autoriza.
8. Cuando el viaje sea cancelado y la dotación ya hubiese sido entregada, se deberá depositar ésta a más tardar el segundo día hábil después de la cancelación y entregar loscomprobantes de ésta transacción (copia del documento que ampare la dotación y ficha del depósito) al departamento de contabilidad.
9. Los gastos, invariablemente, deben pertenecer al período por el cual se otorgó la dotación.
10. La dotación para el viaje a realizar no se deberá utilizar para otro concepto.
Seguro:
11. Toda persona que viaje por aire por parte de “La Empresa” deberá estarasegurada por accidente durante el vuelo. Los gastos de ésta póliza se consideran gastos de viaje. Cualquier otro seguro adicional que contrate el usuario, será solventado por él mismo.
Niveles para los criterios de gasto
12. Para determinar los límites de gastos en hospedaje y alimentos se han fijado tres niveles de acuerdo a la estructura organizacional de la empresa:
Nivel A: DirectoresNivel B: Gerentes
Nivel C: Jefes, asistentes y subcontratados.
Los límites de gasto para hoteles y alimentos se listan en el Anexo 1 y se deberán dar a conocer a todo el personal que realice viajes institucionales.
Estos límites serán actualizados semestralmente.
TRANSPORTACIÓN
A. TRANSPORTE AÉREO
Autorización
13. Los viajes por avión sólo serán autorizados cuando excedan de 6horas de distancia vía terrestre.
Clase
14. La clase de servicio a utilizar en transportación área en viajes nacionales e internacionales será de tipo económica.
Tarifa aérea más baja
15. Los pasajeros deberán reservar con la mayor anticipación posible para obtener los beneficios de descuentos por compras anticipadas.
Ascenso de categoría en viajes nacionales e internacionales:
16. NO se...
DE
GASTOS DE VIAJE
INTRODUCCIÓN
El presente documento titulado “Política para gastos de viaje para “La empresa, S.A.” contiene los controles necesarios relacionados con la autorización, definición y comprobación de los gastos de viaje en que incurra el personal de la Empresa por motivos de trabajo. Y proporcionauna guía a seguir por los empleados que generan este tipo de gastos.
El objetivo de este documento es asegurarse que todos los empleados comprendan claramente las políticas y procedimientos para viajes de negocios.
La siguiente política es de observación general y aplicación inmediata a partir de la fecha de publicación de la misma. El desconocimiento de ésta no exime a nadie de sucumplimiento.
PUNTOS GENERALES
Responsabilidad y Cumplimiento
1. La solicitud de gastos de viaje deberá ser autorizada por el jefe inmediato, ponderando el costo / beneficio, la razonabilidad y el objetivo del viaje, así como la disponibilidad en el flujo de efectivo.
2. El pasajero es responsable de cumplir con la política de viajes. La persona que aprueba es responsable de revisar minuciosamentelos reportes de gastos para asegurarse que cumplen con ellas.
3. “La Empresa” reembolsará a los empleados por todos los gastos necesarios y razonables que se generen al viajar por negocios de la compañía que estén debidamente autorizados.
4. “La Empresa” no asume obligación ninguna de re-embolsar los gastos que no cumplan con esta política.
Proceso de autorización de gastos para viajes
Dela solicitud:
5. Toda solicitud de viáticos deberá ser autorizada por el jefe inmediato del viajero o en ausencia de este por el Director Administrativo. Dicha autorización estará basada en la razonabilidad y el objetivo del viaje, así como a la disponibilidad en el flujo de efectivo.
En el anexo 4 se indican las formas en que se puede solicitar la dotación y los requisitos de cada una.
Dela dotación:
6. La dotación para el gasto se entregará hasta un día antes de realizar el viaje.
7. Las dotaciones para viaje son responsabilidad de la persona que viaja, independientemente de quién las autoriza.
8. Cuando el viaje sea cancelado y la dotación ya hubiese sido entregada, se deberá depositar ésta a más tardar el segundo día hábil después de la cancelación y entregar loscomprobantes de ésta transacción (copia del documento que ampare la dotación y ficha del depósito) al departamento de contabilidad.
9. Los gastos, invariablemente, deben pertenecer al período por el cual se otorgó la dotación.
10. La dotación para el viaje a realizar no se deberá utilizar para otro concepto.
Seguro:
11. Toda persona que viaje por aire por parte de “La Empresa” deberá estarasegurada por accidente durante el vuelo. Los gastos de ésta póliza se consideran gastos de viaje. Cualquier otro seguro adicional que contrate el usuario, será solventado por él mismo.
Niveles para los criterios de gasto
12. Para determinar los límites de gastos en hospedaje y alimentos se han fijado tres niveles de acuerdo a la estructura organizacional de la empresa:
Nivel A: DirectoresNivel B: Gerentes
Nivel C: Jefes, asistentes y subcontratados.
Los límites de gasto para hoteles y alimentos se listan en el Anexo 1 y se deberán dar a conocer a todo el personal que realice viajes institucionales.
Estos límites serán actualizados semestralmente.
TRANSPORTACIÓN
A. TRANSPORTE AÉREO
Autorización
13. Los viajes por avión sólo serán autorizados cuando excedan de 6horas de distancia vía terrestre.
Clase
14. La clase de servicio a utilizar en transportación área en viajes nacionales e internacionales será de tipo económica.
Tarifa aérea más baja
15. Los pasajeros deberán reservar con la mayor anticipación posible para obtener los beneficios de descuentos por compras anticipadas.
Ascenso de categoría en viajes nacionales e internacionales:
16. NO se...
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