politicas para el archivo de concentracion

Políticas para el Archivo de Concentración

1. Las áreas del Instituto solicitarán a la Dirección de Administración y Finanzas la transferencia de los expedientes que hayan concluido su vigencia en el Archivo de Trámite de conformidad con los plazos establecidos en el Catálogo de
Disposición Documental.

2. La Dirección de Administración y Finanzas debe establecer la fecha y hora derecepción de la transferencia respectiva.

3. El Archivo de Concentración no recibirá expedientes con información reservada, ello de conformidad con el artículo 30 del Reglamento del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal en
Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

4. Las transferencias primarias deben realizarse comomáximo 15 días hábiles a partir del vencimiento del plazo de conservación en el Archivo de Trámite.

5. Los titulares de áreas deberán gestionar la entrega de expedientes al Archivo de Concentración, en cajas especiales de archivero deslizable de cartón. Los contenedores de soportes documentales electrónicos deben ser apropiados de acuerdo al tipo de soporte.

6. Los contenedoresenviados al Archivo de Concentración deben contar con una etiqueta de identificación (anexo 1). La etiqueta debe estar adherida al contenedor con pegamento líquido.

7. La consulta de expedientes se realizará como sigue:

a) El préstamo de se realizará mediante el Control de Consulta de Expedientes (anexo 2)
b) Las personas distintas al área generadora deberán estar autorizadas por el titulardel área que generó los expedientes y realizó la transferencia.
c) El tiempo máximo de préstamo de expedientes será de 5 días hábiles, al término del cual se podrá solicitar la ampliación de plazo por un periodo igual.
d) Los titulares de área enviarán a la Dirección de Administración y Finanzas los nombres de las personas autorizadas para consulta de expedientes transferidos, lo cual seráverificado cuando se solicite la consulta respectiva.

8. El Responsable del Archivo de Concentración mantendrá actualizado el
Inventario General de Expedientes por Serie Documental (anexo 3) y el
Calendario de Caducidades correspondiente (anexo 4).

9. El Responsable del Archivo de Concentración realizará los procesos de transferencia secundaria solicitando a los titulares de las áreasgeneradoras de expedientes, la autorización correspondiente, utilizando los formatos de Inventario General de Expedientes por Serie Documental y la Ficha Técnica de Pre valoración para Baja o Transferencia Secundaria (anexo 5).

10. Los procedimientos de baja documental son los establecidos en el Catálogo de
Disposición Documental.

11. El Responsable del Archivo de Concentración formalizará larecepción de los expedientes transferidos por las áreas, mediante la impresión de sello en el inventario respectivo.

12. Para la preservación de los documentos se atenderá a lo previsto en los
Criterios para la Preservación de Documentos del Instituto de Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal.

ANEXO 1
CARATULA DE CONTENEDOR
Instructivo
(1)Anotar el nombre de la institución
(2) Anotar la clave archivística y el nombre del área generadora de los expedientes, de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística.
(3) Anotar la clave y el nombre de las series que tiene el contenedor, de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística.
(4) Anotar el año de los expedientes.
(5) Anotar el número deexpedientes en el contenedor.
(6) Anotar el tipo de soporte documental depositado en el contenedor
(7) Anotar el número consecutivo de caja, por área generadora de los expedientes.
(8) Anotar el número de transferencia respectiva.

ANEXO 2
CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES
 
 
 
 
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
 






 


CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES


Área: (1)...