PRESENTACION

Contabilización de la nómina
Una vez liquidada la nómina., se debe contabilizar cada uno de los conceptos determinados. En este ejemplo, se supone que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizara la cuenta 51.
Para la contabilización de la nómina, utilizaremos los valores determinados en la Liquidación de la nómina.
En el proceso de contabilización se utilizaranlos siguientes grupos de cuentas.
1105 (Bancos).
2370 (Retenciones y aportes de nómina).
2610 (Provisiones para obligaciones laborales).
5105 (Gastos de personal).
Contabilización.
Código
Nombre de la cuenta
Debito
Crédito
250505
Salarios por pagar

833,862.00
237005
Aportes E.P.S

106,250.00
237006
A.R.P

4,437.00
237010
Aportes parafiscales

76,500.00
238030
Fondos depensión

131,751.00
261005
Cesantías

75,037.00
261010
Intereses sobre las cesantías

9,004.00
261015
Vacaciones

29,190.00
261020
Prima de servicios

75,037.00
510506
Sueldos
700,000.00

510515
Horas extras
50,000.00

510518
Comisiones
100,000.00

510520
Auxilio de transporte
50,800.00

510530
Cesantías
75,037.00

510533
Intereses sobre las cesantías9,004.00

510536
Prima de servicios
75,037.00

510539
Vacaciones
29,190.00

510568
A.R.P
4,437.00

510569
Aportes E.P.S
72,250.00

510570
Aportes fondo pensiones
98,813.00

510572
Aportes cajas de compensación
34,000.00

510575
I.C.B.F
25,500.00

510578
Sena
17,000.00


Sumas iguales
1,341,068
1,341,068
Comentarios.
En el caso que haya lugar a practicarle retencióna un empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.
Igual se deduce del total devengado, los embargos judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos, y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado. Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.
No hay que olvidar, que la empresasolo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado o por una autoridad judicial.
La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión, se considera como una retención de nómina (deducciones de nómina.), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le correspondepagar al empleador.
Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud, que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta.
Las Prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que sedebe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.
Es importante aclarar, que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el cálculo de la Renta presuntiva y el Impuestoal patrimonio.
La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego  al momento de pagarla, se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, según sea el caso.
Provisiones de nómina
Uno de los aspectos a tener en cuenta cuando se liquida y contabiliza una nómina, son las provisiones de nómina que se deben hacer.
Cuando se liquida una nómina, la empresatiene la obligación de pagar al trabajador inmediatamente los valores liquidados a excepción de algunos que se debe provisionar para pagarlos posteriormente.
Los valores que no se pagan al liquidar la nómina y que se provisionan para pagarlos en un futuro son los siguientes:
Prima de servicios
Cesantías
Intereses sobre cesantías
Vacaciones
Viáticos
Primas extralegales
Estos valores aunque...