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CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

El documento de archivo registra una actividad administrativa, deja testimonio de su realización en memoria de ella: puede ser usado para la planeación, la asignación de recursos, la toma de decisiones, el control administrativo y en general, para todo lo que tiene que ver con la agilidad, economía y eficiencia de la gestión administrativa. Esademás, garantía de los derechos de los grupos humanos relacionados con la institución, memoria de esta relación y de la práctica social que regula.
Una adecuada clasificación facilita el control de la gestión y posibilita consultas posteriores. Es decir, permite ver el acontecimiento en relación con otros que sucedieron en el mismo momento y seguirlos en un espacio temporal más o menos duradero. Poresa razón, permite ir más allá del acontecimiento individual, único y aislado, situándolos en la contemporaneidad y la repetición como la forma propia de existencia de los hechos sociales.
La clasificación de los documentos puede hacerse atendiendo a varios factores:
1 según su clase.
Acorde con la técnica empleada para fijar la información y transmitir el mensaje, los documentos puedenclasificarse como:
Documentos Textuales:
Presentan la información en forma de texto escrito, que debe leerse; por ejemplo: los libros, las compilaciones, estadísticas y documentos administrativos, entre otros.
Documentos no Textuales:
Pueden incluir una parte de texto, pero lo esencial de la información aparece en otra fora. Deben verse, oírse o manipularse. En este grupo distinguimos:
>Documentos Iconográficos:
Imágenes, avisos esquemas, mapas, planos, cuadros, fotografías en papel y diapositivas.
> Documentos Sonoros: Discos, cintas grabadas.
> Documentos Audiovisuales:
Combinan el sonido con la imagen: películas, video-discos, cintas, video casetes.
> Documentos Magnéticos:
Utilizados en la informática. Son los programas que permiten realizar los distintos trabajos.
>Documentos Materiales:
Objetos, muestras, obras, y monumentos, maquetas, trabajos en braile.
El material es La base física del documento los documentos en materiales modernos están elaborados en bases químicas fotosensibles, soporte magnético o material plástico y en materiales tradicionales: piedra, madera, tela y otros.

2 Según la tradición Documental o forma de trasmisión
Hace referencia alcarácter o atributo de un documento de archivo que se origina en el objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares y permite clasificar tales ejemplares como original, copia, borrador, o minuta.
Original
Es el ejemplar de un documento autentico, cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan para cumplir el objetivo al que está o estaba destinado.
Copia:
Es el ejemplar de undocumento que contiene el texto del original, pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se creó el documento y, por lo tanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia que es copia y se clasifican según el grado de exactitud y por el fin que se persigue en copias facsimilares o reproducciones, o simples u oculares, copias para constancia distribución oseguridad.
Borrador:
Es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar original, no ha de confundirse el borrador con el original de un anteproyecto.
Minuta:
Etimológicamente quiere decir “reducida” es un boceto esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original. Hay dos tipos principales de minutas: Las notas que se toman de lo dicho en una reunión, pararedactar posteriormente el acta y el boceto o esquema que se entrega a las secretarias para que redacten la carta. No forma parte de la archivalia.
3 Según su contenido
El contenido de los documentos de archivo hace referencia al tipo de función a la que sirven, entre estas se encuentran: Las que son características de cada institución y las que son generales y que se cumplen como apoyo a las...