Presupuesto para convenciones

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PRESUPUESTO
|Generalmente un congreso o convención comienza a planearse sin tener ningún recurso financiero. |
|Los ingresos comienzan a concretarse cuando se producen las inscripciones, donaciones o venta de stands (exposición). |
|La realización de una exposición paralela, se convirtió en la actualidad, en un recurso inseparable de todo congreso y|
|convención. |
|Teniendo en cuenta que un congreso comienza a organizarse entre 24 y 18 meses antes y una convención un año antes, en el gráfico|
|siguiente se puede apreciar los porcentajes de ingresos y egresos tomando como ejemplo el presupuesto desde la puestaen marcha|
|del congreso hasta su finalización |

.
| |18 a 12 (1) |12 a 1 mes |Durante el |
| |meses antes |antes |Último mes |
|INGRESOS | || |
| Por Inscripciones |0% |40% |60% |
| Por venta de Stand |15% |40% |45% |
| Por promociones |10% |60% |30% |
|EGRESOS |15% |35% |50%|

Si bien en los primeros meses (1) se producen más ingresos (25%) que egresos (15%), estos últimos se realizan antes que los ingresos, debido que hay que producir todo el material informativo del congreso y de la exposición.

NOTA. PRESUPUESTO - CONVENCION, SE PUEDE UTILIZAR EL MISMO GRAFICO DEL CONGRESO SOLO QUE SERA UN AÑO ANTES DE LLEVARSE A CABO.

Por lo tanto el FINANCIAMIENTODE UN CONGRESO o CONVENCION es:
COMPATIBILIZAR un eficiente y lucido desarrollo del congreso o convención, con los recursos económicos disponibles. Esta compatibilización es un proceso flexible de reajuste continuo.

ELEMENTOS QUE INCIDEN FUERTEMENTE EN EL PRESUPUESTO
▪ SEDE
▪ EMPRESA ORGANIZADORA
▪ SERVICIOS TECNICOS (Interpretación simultánea, equipos de proyección, etc.)▪ PONENTES
▪ ALIMENTOS Y BEBIDAS
▪ COMUNICACIONES
Para poder confeccionar un presupuesto o estimado de ingresos y egresos es necesario confeccionar una Ficha Técnica del congreso que vamos a presupuestar.
El proceso cronológico que sigue un PRESUPUESTO es:
1. PRESUPUESTO DE GASTOS (Ligado a la Ficha Técnica)
2. ESTIMACION DE RECURSOS
3. CONTROL DEL PRESUPUESTO
4.AJUSTE PERMANENTE
También, antes de realizar un presupuesto, se tiene que saber que tipo de congreso o convención vamos a presupuestar:
|CONGRESOS |
| ABIERTOS: Son los que los participantes pagan arancel|
| CERRADOS: Tienen fondos propios. Los participantes son invitados |

En todo presupuesto tenemos INGRESOS y EGRESOS, a su vez estos pueden ser FIJOS y VARIABLES.

|CONVENCIONES |
|CONVENCIONES CORPORATIVAS|
|CONVENCIONES EMPRESARIALES |
|CONVENCIONES INSTITUCIONALES |
|CONVENCIONES DE ASOCIACIONES...
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