Procedimiento compras

Procedimiento:
COMPRAS Y CONTRATACIÓN
DE BIENES Y SERVICIOS

CONTENIDO

1. OBJETIVO………………………………………………………………………… 3
2. ALCANCE…………………………………………………………………………. 3
3. RESPONSABLES………………………………………………………………….. 3
4. REGULACIONES GENERALES………………………………………………... 3
5. DEFINICIONES…………………………………………………………………… 9
6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO……………………………………… 10
7. DOCUMENTOS DEREFERENCIA…………………………………………….. 17
8. CONTROL DE CAMBIOS………………………………………………………. 17
9. ANEXOS…………………………………………………………………………... 17

1. OBJETIVO:

Establecer los pasos necesarios para proveer a todas las áreas de OGS, los materiales, equipos, herramientas y servicios, con la calidad requerida, en el momento preciso y al mejor costo posible.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable al área de Logística (servicios generales), Procura yContratación y su alcance comprende desde la emisión de las requisiciones de compras por parte de los proyectos, laboratorios de calibración, oficina principal o áreas, hasta la recepción de los productos y/o servicios bajo las condiciones acordadas.

3. RESPONSABLES:

• La Gerencia de Suministro y Logística, el Coordinador de Compras y Logística y el Analista de Suministro y Logística y elAlmacenista y / o Responsable de la Procura son responsables de asegurar el cumplimiento de este procedimiento con el apoyo del Gerente del área o proyecto y/o Gerente de Distrito.

4. REGULACIONES GENERALES:

4.1 Requerimiento de Compras:
• Las necesidades de compras de bienes y servicios detectadas por las áreas o proyectos de la empresa, deberán ser solicitadas al Responsable de Procuradel área, proyecto o laboratorio, a través del formato “Requisición de Compra” RPO-CO-01. (Anexo No. 1) o de forma automatizada por el sistema administrativo.
• El solicitante deberá describir las especificaciones detalladas de la solicitud, las condiciones de calidad y seguridad requeridas (certificados y documentos de calidad y seguridad, tal como MSDS), la fecha requerida de recepción,precio estimado (si lo conoce) y/o el proveedor sugerido que pueda suministrar el producto o servicio, si lo conoce.
• En los casos de servicios, se deberá indicar adicionalmente el alcance, duración y los documentos de calidad y seguridad requeridos para confirmar la satisfacción en la prestación del mismo.
• Para los casos mencionados en los dos párrafos anteriores, el responsable del llenado delformato “Requisición de Compra” RPO-CO-01 deberá asegurarse de completar dicha información en el formato. Cualquier tipo de aclaratoria o justificación de lo requerido, debe ser claramente indicado en el campo de observaciones.
• Las solicitudes por servicios fijos, tales como: comida, gasolina, farmacia, médico, arrendamientos, servicios básicos, alquileres entre otros; no generaránrequisiciones bajo el formato previsto. En estos casos, se recibirán los soportes de facturas o recibos con la firma del Gerente de Logística y Suministro o el Responsable del área o proyecto.
• De igual forma, requerimientos de Servicios Logísticos tales como, reservaciones de boletos aéreos, alojamiento, locales y eventos para actividades de adiestramiento o institucionales, no requerirá la emisión derequisiciones y podrán ser manejadas dichas solicitudes vía correo electrónico, único soporte requerido para este tipo de solicitudes.

4.2 Validación y Control de Requisiciones de Compras:
• El Responsable de elaborar la Requisición de Compra del área o proyecto, una vez llene el formato “Requisición de Compra” RPO-CO-01, validará toda la información contenida, constatando que ningún campode interés sea omitido.
• El Responsable de elaborar la Requisición de Compra así mismo, previo a la solicitud de aprobación del Gerente del área o proyecto, deberá verificar la disponibilidad del material, equipo o herramienta en áreas o proyectos. En caso de no haber disponibilidad del mismo, asignará el número correlativo a la requisición e indicará, en caso...