Procedimiento compras

Procedimiento: Compras y Contratación

CÓDIGO de documento: Procedimiento ADMON 003


Elaborado por: Dirección Financiera



OBJETO

Definir el sistema utilizado por AFRICOVI. para desarrollar un adecuado y lógico procedimiento en la Gestión de Compras y en la Contratación de Servicios dentro del ámbito Local (Guinea Ecuatorial y Países Limítrofes).

El adecuadodesarrollo del proceso de Compras debe garantizar permanentemente a contabilidad, la razonabilidad y control de los resultados arrojados.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este documento es aplicable a las necesidades de compras de materiales y contrataciones relacionados con las actividades propias de la Compañía cuando el importe de las mismas sea superior a xxx euros. Para importes inferiores serealizarán compras directas por los demandantes de la compra y su justificante será entregado a contabilidad para su tramitación y posterior pago.

Se exceptúan de esta norma las compras realizadas por caja chica del área de Contabilidad.

Los usuarios de este documento son de forma directa el Responsable de la Compra,
Comprador, e indirectamente debe ser conocido y divulgado a todo el personal de laCompañía que requiera de la compra de un producto definido como material o servicio.

proceso de compra

El proceso de compras debe responder a un plan de beneficios para la Compañía que disminuya los riesgos y las decisiones indebidas y aumenten la efectividad del proceso.
Todas las labores relacionadas con el proceso de compras de Materias Primas, Materiales y Servicios, independiente delorigen de éstas están bajo la responsabilidad del Área de Compras.
Cualquier compra que no sea realizada por el Área de Compras se considera hecha a título personal y no será respaldada por la Compañía. Se exceptúan de esta norma las compras realizadas por caja chica del área de Contabilidad.
El proceso total de una compra comienza con una necesidad de materiales y culmina con el Control Previo ypago de facturas.
Todas las solicitudes de compras deben ser tramitadas por el Jefe de Obra o demandante de la compra y deben presentarse al Responsable de Compras y Logística. En caso de existir la ausencia de firmas, se debe conseguir la autorización por correo. La orden de compra puede ser firmada electrónicamente como testimonio de la aprobación correspondiente.

3.1. Necesidades de compraConsiderando que para AFRICOVI. es una política mantener niveles mínimos de
inventarios, la necesidad de compra es una respuesta a la evaluación permanente de ellos, a las necesidades generadas por el programa de mantenimiento o por el programa de consumos y a nuevas necesidades y planes de la compañía.

El proceso a seguir es:
• Un par de veces a la semana, la Dirección de Obra entregalos requerimientos de materiales y de servicios al Responsable de Compras y Logística
• El Responsable de Compras y Logística compara la información recibida con las cantidades que aparecen en el inventario disponible, según los informes de existencias de almacén y el estado de las órdenes de compra en el sistema y el estado de las mercancías en vía para el caso de las compras importadas.
Estacomparación por producto requiere analizar los tiempos de respuesta de los proveedores.

3.2. Cotización de productos

Por medio de las cotizaciones, el comprador recopila la información que a su criterio considere necesaria para la definición de las condiciones económicas de la compra, tales como precio de mercado, oferta, garantías, fechas de entregas, legalidades, entre otras.

El tiempoestimado del proceso de la compra debe ser en un término NO superior a un (1) día después de recibir la Solicitud de Compra aprobada por el solicitante que la requirió, y se realizan las siguientes actividades:

-Tres (3) cotizaciones por escrito de diferentes proveedores de características similares cuando se trata de artículos de compras/servicios nuevas o esporádicas (artículos nuevos o no...