Procedimiento Control de Registros

Código: ASIG-PD-04

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS
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Versión: 2.0
Fecha: Junio 12 de 2014
Página: 1 de 5

Objetivo

Establecer las actividades necesarias para el control, administración y disposición de los registros del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio.
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Alcance

Este procedimiento aplica para la identificación, el almacenamiento, protección,recuperación y la disposición
de todos los registros generados dentro del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo resultado de la ejecución de sus actividades
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Definiciones

Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar (mediante consulta), los registros del SIG y para
permitir su consulta solamente a las áreas afectadas.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardarsistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución quelos produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión
y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios
yprocesos archivísticos.
Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa.
Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el
valor que adquierepara la investigación, la ciencia y la cultura.
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental
establecido en la entidad.
Comité de archivo: Grupo asesor de alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas
archivísticas,definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Código: ASIG-PD-04

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS

Versión:2.0
Fecha: Junio 12 de 2014
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Documento: datos que poseen significado y su medio de soporte.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras
a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema dereproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
Identificación: acción que permite reconocer los registros del Sistema Integrado de Gestión (SIG) y relacionarlos con el documento respectivo establecido en el SIG.
Legibilidad: que pueda leerse la información contenida en el registro.
Protección: asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil.Registro: tipo especial de documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tiempo de retención: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos...