Procedimiento control documental

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1. PROPÓSITO
Establecer la metodología para que todos los documentos desarrollados por la Empresa cumplan con los estándares definidos, se controlen al igual que los documentos externos utilizados y sean empleados por las funciones que los requieran en versiones vigentes y autorizadas.

2. ALCANCE
Para todo el personal de la Empresa involucrado.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
GRUPOS DEINTERÉS: Persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de la Empresa
FORMATO: Medio de soporte para generar un registro
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, que obligatoriamente se debe cumplir
ESPECIFICACIONES: Son parámetros que establecen requisitos
ADECUACIÓN: Es la adaptación a la normatividad vigente de nuevos preceptos de orden superior
MODIFICACIÓN: Es latransformación de la estructura o reglas que cambien el modo de realizar alguna operación
INICIATIVA: Es introducir por vez primera, un documento
Bb: Plataforma Blackboard
COHERENCIA: Existe relación o unión entre los elementos
CONGRUENCIA: Relación de equivalencia entre los elementos
CONSISTENCIA: Que es estable, durable
RELEVANCIA: Que es importante
SIMPLICIDAD: Con el menor número deelementos y relaciones posible
PERTINENCIA: Perteneciente a algo, que viene a propósito de algo
N/A: No aplica

FINES
IDEARIO: Síntesis de lo que la Empresa piensa y sostiene
MISIÓN: Descripción clara y concisa de la razón de ser o existir de la Empresa
VISIÓN: Expresión concisa de una imagen mental de un estado futuro de la Empresa VALORES: Pilares del comportamiento de todos los integrantes dela Empresa
CÓDIGO DE ÉTICA: Enunciado de valores y principios de conducta que norman las relaciones de los integrantes de la Empresa y hacia el exterior de ella

GOBIERNO INSTITUCIONAL
LEYES (Estatutos): Regla social obligatoria emanada de una autoridad competente
REGLAMENTOS GENERALES: Acciones o prohibiciones especificas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona
CÓDIGO DECONDUCTA: Documento que describe los derechos básicos y estándares mínimos que la Empresa declara comprometerse a respetar en sus relaciones con sus grupos de interés

GESTIÓN
POLÍTICAS: Directrices que guían a los miembros de la Empresa en la conducta de su operación, con el fin de que la Empresa marche de una manera unitaria
REGLAMENTOS ESPECIFICOS: Acciones o prohibiciones especificas, no sujetas ala discrecionalidad de cada persona
MANUALES: Conjunto de políticas y procedimientos que describen el trabajo que realiza un área dentro de la Empresa
PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL: Documento que define las acciones que buscan promover el desarrollo en la Empresa

OPERACIÓN
PROCEDIMIENTOS: Guía detallada que muestra como dos o más personas realizan un trabajo dentro de la EmpresaREGISTROS: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas

4. VALOR DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia de la acción. Su utilización contribuye a:
a) Lograr la conformidad con los requisitos de los grupos de interés y la mejora de la calidad
b) Proveer la información apropiada
c) Larepetibilidad y la trazabilidad
d) Proporcionar evidencia objetiva y
e) Evaluar la eficacia y la adecuación continua del Sistema de Gestión
La elaboración de la documentación no debe ser un fin en sí mismo, sino que es una actividad que aporta valor

5. CRITERIOS DOCUMENTALES
Todo documento que se elabore deberá contar con las siguientes características.
* Coherencia
*Congruencia
* Consistencia
* Relevancia
* Simplicidad
* Pertinencia

6. SISTEMA DOCUMENTAL EMPRESA

La documentación de la Empresa se representa gráficamente de la siguiente manera:

Nivel 1: Fines- documentación que enmarca los pilares filosóficos de la Empresa

Nivel 2: Gobierno Institucional- documentación que establece los lineamientos de conducta en la Empresa...
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