Procedimiento de cobranza

PROCEDIMIENTO DE CREDITO & COBRANZAS

OBJETIVOS

• Establecer una metodología para una óptima y rápida apertura y mantención de crédito a clientes.
• Fijar las normas de control de cobranza de los montos adeudados para la eficiente protección del monto invertido.

ALCANCE
Este procedimiento está dirigido en general a las Gerencias Comercial y de Finanzas, y específicamente a la Fuerza deVentas y área de Crédito & Cobranza.

RESPONSABILIDADES
Jefe de Crédito & Cobranzas: Será el responsable del VºBº de los contratos de publicidad. Mantener al día la información comercial de los clientes con la empresa en lo que respecta a las facturas de cobro, cheques a fecha y rendiciones de depósitos a Contabilidad. Bloquear en el sistema informático aquellos clientes que no cumplan con lasobligaciones y/o compromisos comerciales con la empresa. Cumplir y hacer cumplir este Procedimiento.

Ejecutivos de Venta: Seleccionar clientes sin problemas financieros, solicitando y entregando el máximo de antecedentes al cliente para un eficiente otorgamiento de crédito. Velar y cuidar los intereses de la empresa en la recuperación a tiempo de los valores adeudados por sus clientes. Cumplirlo estipulado en este Procedimiento en relación a las condiciones y plazos de crédito.

POLITICAS DE CREDITO

A) Generales:

Como política general, todo ingreso de avisos al área Tráfico debe ser visado por Crédito & Cobranzas. Para esto las distintas áreas comerciales (Agencia, Directa, Tacómetro, Casas, Ediciones Especiales) deben visar las órdenes de agencia y/o contratos de publicidadsegún sea el caso, con el Encargado de Crédito & Cobranza quien tiene la facultad de autorizar o rechazar la venta de acuerdo a los parámetros mas adelante especificados en la letra B.

Flujo de Crédito:



B) Específicas:

a. La evaluación de crédito es simple y se basa principalmente en la revisión de la base de datos del Boletín de Informes Comerciales a través de la consulta efectuadaen Dicom y/o en la situación comercial al día de la presentación del contrato de publicidad en Finanzas (historial de pagos)
b. Plazo de Crédito contra factura es siempre a 30 días.
c. Sólo las personas jurídicas podrán recibir crédito contra factura.
d. El monto mínimo para otorgar crédito contra factura a un cliente es de $150.000 valor neto más IVA. Los montos inferiores se deberándocumentar de acuerdo a las condiciones que se detallan en la letra f.
e. Las personas naturales no podrán optar al crédito contra factura a 30 días y deberán siempre documentar sus publicaciones.
f. El plazo de los documentos no debe ser superior a 45 días como promedio. En esta categoría también caen aquellas empresas cuyo monto de publicación contratado sea inferior a $150.000 más IVA.
g. Laprioridad respecto al medio de pago con documento será: Cheques, Pagarés y por último Letras de Cambio.
h. Crédito contra factura sobre los 45 días necesitan la autorización de la Gerencia de Finanzas de acuerdo al siguiente orden:
a. 31 – 60 Encargado de Crédito & Cobranza.
b. 61- 90 Gerente de Finanzas.
c. 91 o mas Gerente de Finanzas y Gerente General.
i. Facturación en cuotas necesitaautorización de finanzas.
j. Los descuentos por pronto pago sólo pueden ser autorizados por el Gerente General o el Gerente de Finazas (no del área comercial)
k. Independiente de todas las formalidades que debe cumplir el contrato de publicidad, sólo será de interés de finanzas verificar la forma de pago del cliente y el RUT.

C) Especiales:

a) En el área Educación se considera a lasUniversidades, Institutos Profesionales, Colegios, Liceos y Centro de Formación Técnica. Este rubro tiene ciertos plazos especiales y que dicen relación con los períodos donde este tipo de instituciones no recibe ingresos.
En este sentido, para aquellas publicaciones que se efectúan entre Diciembre y Febrero (período en que efectivamente no reciben ingresos) se autorizará que documenten a partir de...