Procedimiento importaciones

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PROCEDIMIENTO IMPORTACIONES

ORGANIZACIÓN INTERNA

Solicitud de pedido

El proceso de importaciones comienza con un requerimiento por parte del Área Comercial. Esta puede ser a través de uncorreo electrónico en el que se debe detallar el producto, la cantidad y la fecha de entrega solicitada. Normalmente se trata con proveedores habituales, pero de ser el caso, el área de Importacionestambién tiene la tarea de buscar alternativas y cotizar con proveedores internacionales.

Solicitud de cotización al proveedor extranjero

El área de importaciones solicita a través de un correoelectrónico una cotización al proveedor como norma, por cada solicitud de pedido. Las condiciones y los precios de los proveedores son muy fluctuantes, por lo que lo mejor es pedir una oferta actualizada.Esta cotización debe contener lo siguiente:

- Producto

- Cantidad

- Precio

- Incoterm

- Tiempo de entrega

- Puerto de embarque

- Condición de pagoGeneración de orden de compra

Una vez recibida la cotización, se revisa junto con el Área Comercial que se encargará de aprobar la oferta.

Una vez aprobada la cotización, se procede a lageneración de la orden de compra.

La orden de compra se genera en Hojas de Cálculo. Los archivos se encuentran en la carpeta de Importaciones. Se archivan por año y según proveedor. (ejemplo Importaciones2009, Importaciones 2010).

Para generar una nueva orden de compra, se utiliza como base una anterior que se haya hecho al mismo proveedor y se actualizan las nuevas condiciones como precio,cantidad, fecha de entrega, etc.

La orden de compra debe contener los siguientes datos:

Cuando la orden de compra ya se encuentre lista, necesita la aprobación de la Gerencia de Logística a través deuna firma y sello. Luego de esto ya puede ser enviada al proveedor.

Envío de orden de compra al proveedor

La orden de compra aprobada es enviada al proveedor vía correo electrónico. Es...
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