Procedimiento reembolso de caja chica

Manual de Procedimientos
C.A.1.1.
Emisión:
Área Responsable: Recepción
Procedimiento: Rembolso Caja Chica


Objetivo

Garantizar la correcta administración del fondo de caja chicaasignado a Recepción, lo cual servirá para controlar los gastos menores generados por el funcionamiento normal de la empresa, vigilando que de todos los desembolsos se obtenga un comprobante que ampare dichogasto.


Alcance

Dirección, Coordinación Administrativa, Tesorería, Crédito y Cobranza, Contabilidad, Compras.


Procedimiento

Recepción
1.- Se asignará un fondo fijo de cajachica para Recepción, el cual se utilizará conforme la actividad misma de la empresa lo vaya requiriendo, en gastos con valor máximo de $ 2,000.00. Los gastos serán estrictamente indispensables para laoperación del negocio y deberán estar soportados con factura, nota o ticket que ampare el total del gasto.
2.- Se encargará de hacer la relación de gastos de caja chica donde incluirá fecha,No. De factura, proveedor, importe, IVA y total, además de una breve descripción del gasto (Formato E-1). Esta será enviada vía correo electrónico a Coordinación Administrativa y se le presentará enfísico para su firma.
Coordinación Administrativa
3.- Deberá revisar la relación enviada por Recepción y si está de acuerdo con ella, enviará su autorización por correo electrónico y firmará eldocumento físicamente previo conocimiento y autorización de Dirección General.
Recepción
4.- Anexará al conjunto de facturas la hoja firmada y elaborará la solicitud de cheque (Ver FormatoE-3) que entregará a Tesorería para la reposición del efectivo.
Tesorería
5.- Generará la transferencia electrónica o el cheque en su caso e informará a Coordinación Administrativa de que ya fueconcluido el proceso.
6.- En caso de generarse el reembolso a través de un cheque, se encargará de cambiarlo para entregar a Recepción el efectivo pendiente de reembolsar.
Recepción...