Procedimiento transferencia primaria

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1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades requeridas para transferir sistemáticamente la documentación del archivo de gestión al archivo central, de acuerdo a lo establecido en la Tablade Retención Documental.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la verificación de las series que se deben transferir y el cumplimiento de los tiempos de retención en el Archivo de Gestión yfinaliza con la remisión de la transferencia a la bodega de almacenamiento y custodia.

3. BASE LEGAL

• LEY 594 DE 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS
• LEY 734 DE 2002. Código Disciplinario Único
•ACUERDO 038 DE 2002 Establece la responsabilidad del Servidor Público frente a los documentos y archivos – Aplicación FUID.
• ACUERDO 042 DE 2002 Establece criterios para la organización de losarchivos de gestión.
• CIRCULAR 109 de 2010 Instrucciones para realizar las trasferencias primarias.
• Resolución 4255 de 2010 Por la cual se crean unos grupos internos de trabajo en la SecretaríaGeneral.
• Resolución 0760 de 2010 Por el cual se adopta el Manual de Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
• Resolución 0761 de 2010 Por la cual se aprueba laactualización de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

4. DEFINICIONES

ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentostransferidos por los archivos de gestión de la entidad una vez finaliza su Trámite.

ARCHIVO DE GESTIÓN. Documentos producidos por las dependencias de continua utilización y consultaadministrativa.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesa el documento desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración aun archivo permanente, La primera etapa de elaboración y trámite corresponde al Archivo de Gestión; la segunda etapa administrativa o de plazo precaucional corresponde al Archivo Central y la última...
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