Procedimiento

Cómo organizar eventos de manera exitosa 
28082006
La organización de un evento es una potente y eficaz herramienta de marketing promocional puesto que nos permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de nuestra empresa. Pero, para lograr que nuestro evento cumpla sus obejetivos debemos tener en cuenta lassiguientes recomendaciones:
1º Debemos definirir los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos lograr. Debemos hacerlo de manera clara para asegurarnos que el evento sea útil.
2º Determinar nuestro público objetivo, hacia quién estará orientado nuestro evento.
3º Conocer el presupuesto del que disponemos para su realización.
4º Plantear su valordiferencial, para lo cual debemos conocer qué asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP. La unión de estos aspectos generarán atractivo e interés al evento.
5º Estudiar las debilidades y las fortalezas, debemos procurar reducir las debilidades y evitar perder las fortalezas.
6º Conocer los recursos internosen la empresa y las personas que componen nuestro grupo de trabajo.
7º Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicación. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó de otros eventos adaptándolo a nuestra empresa y su sector.
8º Definir el programa, elcómo darle ritmo y asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva.
9º Selección de los proveedores, qué tipos de proveedores buscamos, sus características, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una máxima calidad de trabajo y para evitar riesgos.
10º Búsqueda y selección del lugar donde se llevará a cabo el evento y si es adecuadopara nosotros, por su acceso y capacidad.
11º Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos: telemarketing, internet, mensajes de correo electrónico, marketing directo personalizado, relaciones públicas, colaboraciones con medios de comunicación (radio, TV,periódicos), los socios de la empresa, todo.
12º Planificar y determinar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas.
13º El gran día, tenemos una gran cantidad de actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el planning a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar,la coordinación del equipo, etc. y así asegurarnos que todo el evento se celebre con éxito.
14º Análisis post-evento, el trabajo no termia con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifiquemos cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.), medircuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a nuestro evento, calcular el número de asistentes, etc. Guardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.
Las 5 claves principales para organizar un evento con éxito
Cómo ser un anfitrión de primera clase
Aún hay muchas empresas que ponen enmarcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing y dejan demasiados aspectos al azar. Los eventos son herramientas de Relaciones Públicas con múltiples ventajas pero, al mismo tiempo, quedamos completamente expuestos ya que todo en un acto comunica. Exigen un gran cuidado de todos los detalles.
Por Ana Costas, Directora General deMarco de Comunicación en Madrid
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