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PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Permitir que los empleados compren sin directrices en un negocio puede aumentar los costos y reducir los márgenes de beneficio. Comprar sabiamente comienza con la compra de cantidad y calidad de los artículos al mejor precio, creando entonces un procedimiento que permite la monitorización del proceso de compra. Usar un presupuesto y establecer un proceso de revisiónestándar puede revelar las tendencias del mercado para aprovechar las estructuras de precios, que de otro modo podrían ser pasados ​​por alto.

Instrucciones para la Preparación del Procedimiento de Compra:

1. Escribe una lista que describa todos los materiales y elementos que la empresa necesita para comprar. Agrupa artículos similares y dale a cada grupo el título correspondiente. Porejemplo, los artículos tales como lápices, cuadernos y papel de copia irían todos bajo el título de "Suministros de Oficina." Café, té, tazas y cucharas de plástico podrían ser listadas bajo "Suministros de cocina." Los artículos tales como aglutinantes, DVD y cajas de DVD podrían ir bajo el título de "Empaquetado".

2. Identifica todos los departamentos o áreas de la empresa que harán la compra desuministros y documenta los grupos de artículos que cada área comprará. Por ejemplo, el departamento de marketing podría comprar de las partidas "Embalaje" y "Artículos de papelería". Los miembros del personal administrativo podrían ser los únicos que compran "Suministros de cocina", pero también comprarán "Suministros de Oficina."

3. Planea un presupuesto de compra de cada departamento usando elpresupuesto anual de la empresa como punto de partida. Establece un presupuesto mensual para compras de cada departamento: esto puede implicar la participación de cada jefe de departamento para su aprobación final.

4. Reúne información de proveedores, tales como nombre de la empresa, dirección, números de teléfono, persona de contacto y número de cuenta de su empresa. Vincula cada artículocomprado a un proveedor o proveedores en particular. Es una buena idea tener una lista de proveedores para cada elemento que tenga tres en fila, así que si el proveedor preferido está fuera de stock, hay vendedores de respaldo para acudir. Tener más de un proveedor para comprar previene retrasos en el pedido. Esto es especialmente importante en las empresas donde las partes u otros elementos deben serordenados y recibidos en tiempo y forma para cumplir plazos.
5. Establece relaciones con los proveedores para negociar descuentos de precios y gestión de pedidos especiales. Un representante de ventas designado con una empresa proveedora tiene capacidad y agiliza las órdenes de emergencia o los tiempos de fabricación cortos.

Escribe los Procedimientos:

1. Escribe un proceso paso a paso aseguir para cada departamento al hacer tus compras. Considera cómo una compra es solicitada, autorizada, ordenada, recibida, entregada y pagada. Considera la posibilidad de crear capas de compra para los diferentes niveles de empleados y personal. Incluye procedimientos para compras ad-hoc, opciones de pago y compras que pueden requerir una respuesta por parte de otros departamentos. Por ejemplo,la compra de nuevos equipos por el departamento administrativo requerirá la participación y la entrada del departamento de TI para comprar artículos de instalación, como cables, módems y routers.


2. Formula un proceso paso a paso para la gestión de trámites en el proceso de compra. Dependiendo de las necesidades de la empresa, puede ser necesario un proceso de compra electrónica en lugar deuna base de papel.


3. Diseña los formularios requeridos para cada compra o compra el modelo de convenio estándar de un vendedor de artículos de oficina. Los formularios podrían incluir un formulario de solicitud de compra con lugar para autorización, un formulario de pedido para enviar al proveedor, un formulario para recibir los artículos en un almacén principal y otro que reconoce la...