Procedimientos

| PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR E IMPLEMENTAR ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

MEDICIóN, ANáLISIS Y MEJORA

P-MM-7 | Rige a partir de:
2009-08-04

Versión: 3 |
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Historial de Versiones |
Versión Documento | Rige a partir de |
1 | 2008-09-03 |
2 | 2008-10-20 |
3 | 2009-08-04 |

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores |
OBJETIVO:Definir las actividades que permitan establecer un método unificado de trabajo para eliminar las causas de las no conformidades reales y potenciales a través de la definición e implementación de acciones para evitar su reincidencia, prevenir su ocurrencia o detectar oportunidades de mejora sobre situaciones conformes. |

ALCANCE:
Este procedimiento aplica para todos los procesos y funcionariosdel Sistema Integrado de Gestión de la Universidad y comprende desde la identificación una no conformidad, riesgo u oportunidad de mejora por parte de cualquier funcionario de la Universidad, pasando por el análisis de sus causas, la propuesta de acciones correctivas, preventivas o de mejora, su implementación, la evaluación de su eficacia y finalmente su cierre. |

RESPONSABILIDAD:
AsesorOficina Asesora de Control Interno de Gestión
Funcionarios de la Universidad
Representante de la Dirección |

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
REQUISITO: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria (NTCGP 1000:2004)

NO CONFORMIDAD: incumplimiento de un requisito (NTCGP 1000:2004). Ausencia o desviación de uno o varios elementos del Sistema Integrado de Gestión, enrelación con los requisitos especificados por las normas y los procedimientos de la Universidad de Caldas y que afecta de manera importante el cumplimiento de los objetivos. Las no conformidades pueden ser REALES, cuando ya se han materializado y POTENCIALES cuando aún no han ocurrido y significan un riesgo en la institución.

OPORTUNIDAD DE MEJORA: situación conforme, no riesgosa que denota laopotunidad de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos o mejorar el desempeño de un proceso o de la institución.

CORRECCIÓN: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. Una corrección puede ser por ejemplo, un reproceso (NTCGP 1000:2004).

ACCION CORRECTIVA: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa (s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable (NTCGP 1000:2004).

ACCION PREVENTIVA: conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable (NTCGP 1000:2004).

ACCION DE MEJORA: conjunto de acciones realizadas con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizarel desempeño de los procesos de la Universidad. La acción de mejora no involucra el incumplimiento o riesgo de incumplimiento previo de un requisito. |

DESARROLLO:
Este procedimiento SE ENCUENTRA AUTOMATIZADO en un módulo desarrollado en el Software SIG, cuya operación se encuentra documentada en la Guía para operar el módulo de correcciones, acciones correctivas, preventivas y de mejoraen el sofware SIG (G-MM-350). El formato para la solicitud de implementación de correcciones, acciones correctivas, preventivas y de mejora (R-53-P-MM-7) aqui citado, se encuentra digitalizado y aunque su contenido es coherente con el formato aqui expuesto, SIEMPRE su registro debe realizarse en el software. El registro resultante se controla según lo dispuesto en la tabla de retención documentalcomo electrónico.

Es responsabilidad de todos los servidores públicos de la Universidad, adelantar las actividades descritas en este procedimiento, con la ocurrencia de una no conformidad (incumplimiento de un requisito, legal, institucional, de los clientes o del SIG) real o potencial o la detección de una oportunidad de mejora.

1. FUENTES PARA IDENTIFICAR NO CONFORMIDADES REALES:

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