Proceso de compras - organización sin fines de lucro

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PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras se utiliza para adquirir bienes (materiales, suministros, piezas, impresos, equipos) o servicios no personales. El departamento de Administración yFinanzas está encargado y es responsable de tramitar y efectuar las compras en la forma más económica y eficiente posible.

El/la Directora/a Senior de Administración y Finanzas es la persona autorizadapara comprar a nombre y en representación de la organización sin fines de lucro. Esta persona se asegurará de que en todo momento se cumpla con las normas y los procedimientos aplicables, y de que secumpla con el presupuesto de gastos aprobado por la Junta de Directores para el año corriente.

Cada departamento/programa debe determinar sus necesidades, planificar y programar las solicitudesde compras de bienes o servicios a realizar durante el año fiscal. Es responsabilidad de cada departamento/programa evitar que las solicitudes de compra sean extravagantes, excesivas e innecesarias,y que las solicitudes sean realizadas con el tiempo necesario para completar el debido proceso.

Extravagante - gasto fuera de lo común, contra razón, o costumbre, que no se ajuste a lasnormas de utilidad y austeridad del momento.

Excesivo - gasto por artículos,  suministros o servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aquellos que normalmente se cotizan en el mercadoen el momento de la adquisición o compra de los mismos o cuando exista un producto sustituto más barato e igualmente durable, que pueda  servir para el mismo fin con igual resultado o efectividad.Innecesario - gasto por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para el desempeño de sus funciones.

Para iniciar el proceso de compras tiene que existir una necesidaden cuanto al bien o servicio que se va a adquirir. Este proceso comienza con una requisición o solicitud de bienes y/o servicios, (la cual puede ser sometida por correo electrónico) dirigida al/a la...
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