Proceso de digitalización

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ESQUEMA
ÁREA DE DIGITALIZACIÓN

LÍNEAS DE PRODUCCIÓN

2010
Versión 1.2

1. PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

El proceso de digitalización consiste en la conversión de la información plasmada en los documentos que se encuentran en papel a imágenes electrónicas sin alterar su originalidad, siguiendo ciertos y procedimientos definidos previamente; para ello se le asignan índices de ubicación alos documentos escaneados, lo que hará mucho más fácil su búsqueda para su posterior, migración, recuperación y/o consulta.

2. ESTRUCTURA DEL AREA DE DIGITALIZACIÓN

El Área de Digitalización constara de 2 líneas de producción las cuales están distribuidas de la siguiente manera:

• 1 Línea de producción para series documentales con aplicación de normas
• 1 Línea de producciónpara series documentales simples.

Para el desarrollo de las actividades de producción, se han definido 3 turnos así:

• Primer turno de 6 a.m. a 2 p.m.
• Segundo turno de 2 p.m. a 10 p.m.
• Tercer turno de 10 p.m. a 6 a.m.

Así mismo la estructura del Área de Digitalización esta organizada para cada uno de los turnos de la siguiente manera:

• 1 Monitor general deDigitalización
• 8 Digitalizadores
• 2 Operadores de Control de Calidad

Haciendo un total de 11 personas por turno, 33 en el área. Para esto cada turno tendrá un monitor, y a cada uno de los digitalizadores se les asignará un escáner y equipo de cómputo de los cuales serán los directos responsables.

3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

El Área de Digitalización constara de 2líneas de producción las cuales están distribuidas de la siguiente manera:

MONITOR DE DIGITALIZACION
• Dirigir, supervisar y controlar al personal involucrado.
• Participar en la selección de los operadores de producción.
• Dirigir la instalación y equipamiento del ambiente de producción respectivo.
• Planear y asignar las cargas de trabajo a su equipo en coordinación y apoyo del área delogística.
• Dirigir y controlar el cumplimiento de los cronogramas establecidos.
• Supervisar, controlar y corregir los procedimientos encaminados a cumplir con las metas de producción y calidad establecidas.
• Dirigir la aplicación de medidas de contingencia.
• Proyectar y elaborar cuadros gráficos de producción.
• Realizar cuadros estadísticos de performance de los operadores.
• Velarpor el cumplimiento de los objetivos trazados.
• Velar por el cumplimiento de los procedimientos de producción adoptados.
• Velar por el cumplimiento de las directivas, lineamientos y buenas prácticas que existan en el interior del proyecto.
• Gestionar ante la Coordinación, en la oportunidad debida, los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
• Supervisar eluso de los recursos asignados.
• Administrar el servidor de imágenes.
• Presentar informes de producción diarios ante la coordinación del proyecto o según lo indicado por la dirección.
• Otras funciones que el jefe le asigne.

DIGITALIZADORES
Su función es la de escanear la documentación. Estos operadores son a la vez garantes, tanto de los proceso de intervención (el que entrega ladocumentación a ser procesada) como de que los documentos pasen correctamente por el escáner, verificando la cantidad de imágenes versus las planillas de control de folios suministradas en la asignación de trabajo.

Deberán almacenar digitalmente los documentos por serie documental (archivos .tif). Cada serie documental tiene una ubicación específica establecida en el repositorio asignado. Losdigitalizadores se encargan de almacenar los archivos según la serie en el servidor de imágenes, con el fin de permitir recuperar los documentos con base a los criterios de seguridad y posterior búsqueda.

Al finalizar el turno, el digitalizador deberá realizar la limpieza de su escáner, para ello a cada digitalizador se le hará entrega de una bayetilla blanca sin mota y copitos de algodón, el...
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