Proceso ventas cobros

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

TRABAJO DE AUDITORIA
VENTAS COBROS

INTEGRANTES
* VANESSA PAREDES
* MISHELL ROMO
* YESSENIA PONCE

2011-2012

NARRATIVA
VENTAS- COBROS

PROCESO DE VENTAS

Servicio al Cliente.-

El Departamento de Ventas se encuentra conformada por el Sr. Nilo Mora y el Sr. Gustavo Freire. El Sr. Nilo Mora recibe los pedidos de losclientes vía telefónica o por vía correo electrónico. El Sr. Freire es vendedor puerta a puerta y en vista a esta circunstancia recibe pedidos que son ingresados por el mismo al regreso a la compañía.

Aprobación de Crédito.-

El Sr. Mora o el Sr. Freire, mediante correo electrónico envía los datos del cliente, al Jefe Financiero de la compañía quien revisa los datos y aprueba el nivel de créditoque se otorgará al cliente.
Facturación.-

El Sr. Mora al recibir los pedidos, de las formas ya indicadas, se encarga de emitir la factura del sistema Flex50. Este sistema realiza una operación que verifica el nivel de stock del módulo de Inventarios para permitir emitir la factura. La Factura es prenumerada y su formato contiene los requisitos que solicita el SRI para que sea valido elcomprobante.
La Factura es impresa con el formato identificado y alimentado en el sistema, esta tiene tres hojas, que corresponden original para el cliente, una segunda copia color amarillo para contabilidad y una tercera de color rosado que se mantiene en archivos del Dep. de Ventas.
El Módulo de facturación contiene la base de datos de los todos los clientes que maneja la compañía, en el caso de serun nuevo cliente el sistema solicita la siguiente información:
* Código.- Es un valor identificado de cuatro dígitos que maneja el sistema para poder identificar al cliente.
* Nombre.- Se ingresa en este campo los apellidos y nombres de los clientes, respetando este orden.

* Sigla.- La sigla es una opción que permite el sistema para determinar una abreviatura con la cual podamosdeterminar rápidamente la información.
* Código Legal.- Este campo solicita el código legal que representa el RUC o la CI del cliente cuya información se esta ingresando.
* Dirección.- La Dirección del cliente que a parecerá en la factura impresa.
* Teléfono.- El número de teléfono que se desee aparezca en la impresión
* Ciudad.- La ciudad a la que pertenece la dirección impresa* Vendedor.- Nombre del vendedor que efectúa la venta.
* Crédito Max.- Este campo se refiere al nivel máximo de crédito que se le otorgará al cliente por sus compras.
* Crédito.- Este campo se refiere al tiempo que se otorgará al cliente para el pago de sus facturas.
* Observaciones.- Campo destinado para indicar cualquier otro dato de relevancia que se crea conveniente.

Entrega delProducto.-

Para el despacho de las mercaderías es necesario que el encargado de la bodega reciba el original y copia amarilla de la factura, en la cual revisará la descripción de la mercadería a despachar.

El encargado de bodega realiza un aviso de salida de mercadería de los artículos despachados y solicita la firma del cliente, en caso que este se encuentre en la compañía. De no ser esteel caso se adjunta a la factura dicho aviso para enviar junto a la mercancía hasta el cliente y el responsable de estas firmas es el chofer del transporte que usamos.
El aviso que mencionamos se realiza en el modulo de inventarios en comprobantes denominados despachos. Que luego el sistema compra mediante un listado con la salida de la tarjeta kardex que genera el sistema mismo. Confirmando deesta forma que el inventario físico y el costo del mismo sea el correcto.

PROCESO COBRO

El cobro de las ventas al contado se realizan en la propia oficina de la empresa, ya que el cliente que nos visita cancela la factura recibida al vendedor que lo atendió. Siendo el caso, el Sr. Mora o el Sr. Freire emiten un recibo de cobro que se lo llena a mano y que tiene tres copias. Original para el...
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