Proceso y ventajas del control

Proceso de control
1. Definición.
El proceso de control consiste en tres etapas: la medición del rendimiento real, la comparación de éste con una norma y la toma de medidas administrativas para corregir desviaciones o normas inadecuadas. El proceso de control asume que ya existen normas de desempeño. Estas normas son las metas específicas establecidas durante el proceso de planeación y frentea las cuales se mide el progreso del desempeño.
Medición. Para determinar cuál es el desempeño real, un gerente debe obtener información sobre éste. Por lo tanto, la primera etapa del control es la medición. Veamos cómo medimos y qué medimos.
Cómo medimos. Cuatro fuentes de información que usan con frecuencia los gerentes para medir el desempeño real son la observación personal, los informesestadísticos, los informes orales y los informes escritos. Para la mayoría de los gerentes, el uso de una combinación de enfoques aumenta tanto el número de fuentes de información como la probabilidad de obtener información confiable.
Qué medimos. Lo que medimos es probablemente más importante para el proceso de control que cómo medimos. ¿Por qué? La selección de los criterios erróneos puedeocasionar consecuencias disfuncionales graves. Además, lo que medimos determina, en gran parte, aquello en lo que las personas tratarán de sobresalir.
Comparación. La etapa de comparación determina el grado de variación entre el desempeño real y el estándar. Aunque es posible esperar cierta variación en el desempeño en todas las actividades, es fundamental determinar el margen de variación aceptable.Las desviaciones que exceden este margen se vuelven importantes y requieren la atención del gerente. En la etapa de comparación, los gerentes se interesan de manera particular en el tamaño y la dirección de la variación.
Las medidas administrativas. La tercera y última etapa del proceso de control es la toma de medidas administrativas. Los gerentes pueden elegir entre tres cursos de acciónposibles: no hacer nada; corregir el desempeño real o revisar los estándares. Como “no hacer nada” se explica por sí mismo, detallemos a detalle los otros dos.

Corregir el desempeño real. Si la fuente de variación del desempeño es un trabajo insatisfactorio, el gerente deseará tomar medidas correctivas. Como ejemplos de esta acción correctiva podrían ser el cambio de la estrategia, la estructura,las prácticas de compensación o los programas de capacitación; el rediseño de empleos o el despido de empleados.
Revisar los estándares. Es posible que la variación sea resultado de un estándar poco realista; es decir, la meta pudo haber sido demasiado alta o baja. En tales casos; el estándar es el que requiere acción correctiva no el desempeño.

Ventajas del control
Crear mejor calidad. Laadministración de la calidad total, conduce a grandes mejoras para el control. Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Los empleados tienen facultades para inspeccionar y mejorar su trabajo. La administración de la calidad total cambia muchas de las actitudes y los enfoques para lograr un control efectivo.
Enfrentar el cambio. El cambio forma parteineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian. Los competidores ofrecen productos y servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayudan a detectar los cambiosque están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
Producir ciclos más rápidos. Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad o tiempo de entrega mejorados, y otra muy diferente es acelerar los ciclos que implica el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes.
Agregar Valor. Los tiempos veloces de los ciclos...