Procesos de compras

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1. LA OPERACIÓN DE COMPRA

EL PEDIDO:
Definición: Solicitud en firme de materiales que realiza la empresa a un proveedor después de haber valorado las ofertas recibidas de un conjunto de proveedores.
Aspectos importantes:
* Dejar constancia de la solicitud de pedido; bien sea por fax, correo electrónico o carta.
* Realizar numeración del pedido dependiendo del sistema adoptado por laempresa para la realización de este procedimiento.
* Registrar el número del pedido en la copia del boletín de compra archivada por orden numérico así como en el libro de registro de compras.
* Realizar dos copias del pedido, una de las cuales será enviada al suministrador quien realizara devolución de esta firmada y sellada en señal de aceptación

Tipos de pedidos

CLASIFICACIÓN |TIPO | DEFINICIÓN |
Según el objeto de solicitud | De servicio u obras | Solicitud de prestaciones de tipo personal o por la realización de un trabajo determinado (puede o no incluir materiales) |
| De materiales | Solicitud de materiales por reposición o para consumo extraordinarios |
Según el destino del material | De consumo extraordinario o materiales de pronto empleo | Solicitud deelementos necesarios para un consumo extraordinario, se piden con el fin de evitar alterar los consumos medios que incide sobre los puntos del pedido con las implicaciones negativas que esto tiene sobre el stock. |
| De reposición | Solicitud de materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo en la empresa. |
Según la forma | Normal | Solicitud en la cual las cantidades se hanajustado en función de la política de aprovisionamiento, es decir el consumo previsto para periodos reducidos de tiempo |
| Programado | Solicitud de materiales que se produce como consecuencia de estudios realizados teniendo en cuenta los consumos históricos y previstos, los stocks, las existencias y las cantidades pendientes de suministro. Se contratan cantidades fijas a entregar en fechasy periodicidad determinada. El mayor inconveniente es determinar la cantidad total a solicitar que por ser fija es conveniente que sea inferior a la prevista para no aumentar excesivamente el stock, pero presenta como ventaja el hecho de reducir costes de gestión y precios de adquisición como consecuencia del volumen de compra |
| Abierto | Solicitud que parte de un grupo de materialeshomogéneos analizando los consumos históricos y los previstos, los stocks mínimos, las existencias y las cantidades pendientes de suministro, teniendo claro estos aspectos se solicitan las correspondientes ofertas identificando los siguientes aspectos: * Cantidades solicitadas: equivale a los consumos anuales previstos, y variaran en función de cómo lo hagan los consumos previstos respecto a losreales * Plazos de entrega: los más frecuentes suelen ser muy cortos 48-24 horas o una semana, aunque estos pueden adoptar diversas formas. * Existencias del suministrador: exigir al suministrador que disponga de las cantidades fijadas como un stock minino de cada material, condición importante a la hora de conseguir plazos de entrega mínimos. * Forma de expresar la necesidad: por teléfono, pornota simple, por fax, por correo electrónico. * Importe del pedido: se adoptan dos opciones: la primera establecer precios fijos durante la vigencia del contrato o aceptar las subidas de precios de los materiales previa justificación de la tarifa.Este tipo de pedido presenta ventajas como la reducción del stock inmovilizado por tener entregas cortas y por asegurar al suministrador existenciasmínimas, produce mayor rotación de los materiales, reduce costes de gestión y precios de adquisición, entre otras. |
Por proveedor | De plazaNacionalesDe importación | Directamente relacionado con el tipo de empresa que abastece elementos o insumos necesarios, puede ser de plaza o local, nacional o de importación |

Impreso de pedido: es el Documento donde el cliente o el vendedor...
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