PROCESOS OPERATIVOS


JULIANA MARIA ZEA OROZCO

DISTRIBUCIONES LUBRIJUL









PROCESOS OPERATIVOS

















ELABORADO POR
ASESORES CORPORATIVOS S.A.S

Asesores: Mario Méndez Peralta
Deisy Julieth González P





Medellín, Enero – Febrero 2013

PROCESOS

PROCESO DE FACTURACIÓN.

FACTURACIÓN DE CONTADO:
Se inicia cuando el cliente ingresa al punto deventa, la auxiliar operativa lo atiende amablemente asesorándolo con la compra y los productos que éste desea adquirir, si es una venta de contado se le realiza la factura de tirilla, se registran los productos solicitados y se toman los datos correspondientes del cliente (Nombres completos o razón social, número de identificación, dirección, ciudad, teléfono, régimen tributario, datos indispensablespara medios magnéticos y para la expedición de la factura), si el cliente no existe en la base de datos se crea digitando todos los datos generales que solicita el software antes mencionados, se imprimen dos copias, se le entregan los productos y la factura original al cliente recibe el dinero en efectivo y se archiva la copia de la factura para la liquidación adecuada del día.
Al finalizar eldía se liquidan las ventas, se imprime el informe fiscal de ventas, se realiza un solo recibo de caja por todas las facturas de tirilla o contado, se verifican las ventas registradas en el sistema, con un archivo en Excel del cuadre de caja diario y con el efectivo, esta tarea le corresponde a la Asistente operativa y lo remite luego a la Asistente contable y administrativa quien revisa y aprueba.El dinero recaudado por las ventas de contado se le consigna a la gerente general como anticipo de la participación de utilidades y dividendos.

FACTURACION A CREDITO:
La facturación a crédito se realiza tomando el pedido del cliente casi siempre telefónicamente y en ocasiones presencialmente, asesorándolo correctamente con los productos solicitados, si es un cliente mayoritario nuevo, se lehace una cotización y se autoriza por gerencia comercial el cupo y el plazo, luego se le despacha al cliente y se factura. Si el cliente tiene antigüedad con la empresa realiza el pedido normalmente cada mes, éstos pedidos se pasan a contabilidad para verificar y autorizar el despacho, el plazo para esta facturación es de treinta (30) días máximo, se imprimen tres copias, se le entrega una copia dela factura al cliente, otra copia se archiva en el consecutivo de facturas, y la factura original se archiva en la carpeta de cuentas por cobrar para realizar el proceso de cartera.
La facturación a crédito se hace únicamente para clientes grandes y con pedidos al por mayor, luego de que se factura se saca la mercancía de bodega por el auxiliar de bodega y la cargan para despacharla, en el momentode cargar y entregarla al cliente se verifican que los productos sean exactamente los facturados.
Los despachos de mercancía se relacionan en los documentos de rutas, relacionando la factura, valor y observación, el conductor – distribuidor junto con el asesor comercial hacen la ruta de entregas, llegan donde el cliente, el asesor comercial se anuncia como funcionario de DISTRIBUICIONESLUBRIJUL, entrega la copia de la factura, y hace firmar la original por el cliente, verifica delante de éste el pedido, entrega a satisfacción. Luego el asesor comercial recibe la factura original firmada por el cliente y al finalizar la ruta entrega a la asistente administrativa y contable quien las archiva en la carpeta de cuentas por cobrar, y después de esto el asesor comercial realiza el cobrocorrespondiente según la programación de cartera.

PROCESO DE DEVOLUCION EN VENTAS.
Cuando un cliente quiere devolver un producto adquirido en DISTRIBUCIONES LUBRIJUL generalmente se originan en las correrías por exceso de productos solicitados o de una marca diferente, la asistente operativa debe exigirle al cliente la factura, si la factura es de contado en el punto de venta se le cambian los...