Procesos

Páginas: 7 (1503 palabras) Publicado: 2 de abril de 2013
Criterio 5: Procesos
Definición.
Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de
un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo
previamente identificado. Se estudia la forma en que el Servicio diseña, gestiona y
mejora sus procesos (acciones) para apoyar su política y estrategia y para satisfacer
plenamente a susclientes y otros grupos de interés.

Subcriterio 1. Identificación de procesos clave
Procesos clave son los que generan productos o servicios que van a los clientes internos
y externos de la institución. Consideramos que en un modelo de calidad total son los
principales.
El Mapa de procesos se comenzó a diseñar antes de la creación del Servicio(Evidencia
nº 39). Para su elaboración elArchivo General contó en un principio con el
asesoramiento del Jefe del Servicio de Evaluación y posteriormente, una vez creado el
Servicio, fue consensuado por su Grupo de Calidad, integrado por el personal que en
ese momento formaba parte del archivo. En la actualidad el Grupo de Calidad del
Servicio participa en todas las propuestas de mejora que se realizan en los diferentes
procesos ysubprocesos.
El Mapa de procesos definido por el Servicio de Archivo General es que se adjunta al
final de este documento.
En cuanto a la metodología utilizada se han tenido en cuenta las experiencias de Albert
Roig1 en relación con la evaluación de la calidad en la Gestión Documental.
Se tienen documentados la mayor parte de los procesos clave (Evidencia nº 82), que
incluyen: objetivos,consideraciones generales, procedimiento a seguir, responsabilidad
del proceso, evolución, fortalezas, debilidades y propuesta de mejora (PUNTO
FUERTE). Sin embargo consideramos que para la cristalización de los procesos de
mejora se hace conveniente pasar toda la información de cada uno de los procesos a
una ficha para una mayor visibilidad de los usuarios internos y externos y del personal
delServicio.(PUNTO DÉBIL)La ficha tendrá el siguiente formato:
-Cabecera: representación gráfica del proceso descrito, dentro del grupo de procesos que
afectan a la sección.
-Objetivo: Describe de forma concisa la finalidad del proceso.
-Propietario: La persona o personas con responsabilidad en los procesos.
-Ámbito: en el que se mostrará la entrada y salida de los procesos.
-Procedimiento: trámiteso pasos a seguir en el proceso
-Indicadores: característica o rasgo cuantificable.

1

ROIG, Albert, “L’ avaluació de la qualitat a la Gestió Documental”, Lligall. Revista catalana
d’arxivistica, Barcelona, 1998, nº 12 pp. 219-229.

El servicio promueve la participación e implicación del personal tanto interno como
externo en la identificación de los proceso clave, a través de los cursosde formación
sobre técnicas de gestión de archivos(Evidencia nº 65) dirigidos a todas las unidades
productoras de documentos y al personal que se va incorporando al Servicio de
Archivo.(PUNTO FUERTE)
El personal que llega nuevo al archivo recibe unas sesiones formativas sobre cuales son
las actividades que tiene que realizar y cuales son los procedimientos a seguir, así como
información detodas las acciones o etapas que se realicen, orientadas a generar un valor
añadido o entrada. Son entradas: los documentos que llegan al archivo, las necesidades
de consultas internas y externas de los expedientes cerrados, la necesidad del
cumplimiento de las disposiciones legales, en cualquier fase de tramitación de los
asuntos.
El objetivo es conseguir un resultado (salida) que satisfagaplenamente al cliente, como
consecuencia de las actividades realizadas. En nuestro caso las salidas son: los
documentos o expedientes activos o semiactivos, según lo indiquen las disposiciones
legales, debidamente tratados y accesibles, las respuestas a las solicitudes de
información contenidas en los documentos, las transferencias, etc. (Evidencias nº
21,22,42,44,51).
Subcriterio 2....
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