Prodecimiento de almacen

IEPC - 03 -001

ALMACEN

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|Elaboró: Dirección de Compras |Revisó: Dirección de Contabilidad e inventarios |Aprobó: Gerente General |

1. OBJETIVO

Describir las actividades relacionadas con larecepción, registro, almacenamiento y salida de los materiales adquiridos por el departamento de compras, así como el material suministrado por el cliente con el fin mantener un control de los mismos.

2. ALCANCE

Aplica para todas las actividades desarrolladas por el almacén para garantizar la conservación de los materiales desde que se reciben hasta que son retirados del mismo.

3.DEFINICIONES

• Cliente: Persona u organización (puede ser interno ó externo), a la cual se le entrega materiales y/o se le presta un servicio.

• Proveedor: Persona u organización que suministra materia prima, insumos y/o servicios para la elaboración del producto final o para consumo interno.

• Orden de compra: Documento con el cual se verifica que el proveedor está entregando locorrecto.

• Producto terminado: Es el resultado de una línea de producción.

• Certificado de producto: Documento escrito emitido por un ente autorizado para garantizar que las especificaciones de un producto se cumplen.

• Almacenaje: Proceso que se realiza para identificar y salvaguardar las materias primas.

• Solicitud Nota crédito a proveedores: Documento con el cual se informa alproveedor y al departamento de contabilidad sobre la diferencia encontrada frente a una factura y que afecta el valor total a pagar.

• Solicitud garantía a proveedores: Documento con cual el almacén recibe un producto para ser enviado al proveedor por garantía.

• Formato devoluciones producción: Documento con el cual el almacén recibe materiales que son devueltos por producción y debeestar autorizado por el Jefe de área.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

1. Recepción de materiales: Para la recepción de los materiales se debe verificar que el proveedor realice la entrega con la factura y copia de la orden de compra, con la cual se revisará que el material que se está recibiendo, la cantidad y precio son correctos. Al finalizar la revisión, si no hay ninguna inconsistencia se debesellar y firmar la factura, tanto la del proveedor como la que queda para la organización.

En caso de detectar un mayor valor cobrado por el proveedor, se debe diligenciar el formato de solicitud nota crédito a proveedores y entregar una copia al director de compras, quien informará al proveedor y realizará el respectivo seguimiento.

Si se detecta un material defectuoso durante laentrega por parte del proveedor se debe devolver e informar al director de compras, quien se encargará de contactar al proveedor y determinar si se realiza nota crédito o si el proveedor repone el material. Para tal caso, se debe dejar una nota en la remisión del proveedor con el fin de quede el registro de la devolución realizada. De igual manera se debe realizar si se detecta un material que nocorresponde al solicitado según la orden de compra.

Luego de recibido el material, el auxiliar del almacén lo debe identificar con su respectivo código y almacenarlo en el sitio destinado teniendo en cuenta la distribución establecida.

4.2 Ingreso de los materiales en SAP:

Para el ingreso de los materiales a SAP se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ir al módulo Compras-Proveedores[pic]

2. Seleccionar Entrada de mercancías.

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3. Se abrirá una nueva ventana, en la cual se debe digitar el código del proveedor (PRN+NIT sin dígito de verificación) o ingresar el nombre:

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4. Seleccionar el botón Copiar de y luego pedidos

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5. Se abrirá una nueva ventana con las ordenes de compra pendientes del proveedor seleccionado,...