Programa De Limpieza Y Sanitización

PROPÓSITO
Describir el procedimiento para la compra, recepción, verificación y manejo inicial de materiales, bienes, equipos, servicios y suministros que afecten la inocuidad y calidad del producto

CONTENIDO

1. Compras:

1. El Jefe o Responsable del área debe solicitar a la Secretaria de Administración la compra requerida, quien debe completar la Solicitud e Ingreso de materiales yotros.

Nota 1 La codificación de las solicitudes de compras será: CO-XXX o SE-XXX, CO para compras de productos y SE para contratación de servicios, XXX el correlativo según el caso.

Nota 2: este procedimiento es obligatorio para las compras definidas como críticas en el Listado de Compras Críticas

2. El Gestor de Calidad debe asegurarse que las especificaciones de calidad de losproductos a comprar son establecidas, basándose en los procedimientos operativos, estándares internacionales y/o experiencias y recomendaciones del personal

3. El Solicitante debe realizar como mínimo 2 cotizaciones por medio de correo electrónico, fax o teléfono, cuando es una nueva compra. Si ya se tiene precio establecido con el proveedor, no es necesario realizar cotizaciones.
4. ElSolicitante debe seleccionar la mejor opción disponible y que cumpla con los requisitos del bien solicitado, para enviarlo a las oficinas centrales. Para esta selección, se pueden considerar los siguientes aspectos:

o Nivel de Calidad o cumplimiento con las especificaciones técnicas.
o Servicio técnico.
o Recomendaciones de personal de otras empresas.o Experiencia con relación a la utilización de determinados productos y proveedores.
o Condiciones de entrega
o Aspectos económicos
o Servicios adicionales como mantenimientos, garantía, calibraciones (Cuando sea aplicable), disponibilidad de suministros, etc.
o Reputación comercial del proveedor.


Nota: Se le dará prioridad a la calidadde los materiales antes que al costo.

5. El Solicitante envía la cotización del proveedor elegido a la Secretaria de Administración
6. La Secretaria de Administración debe enviar la cotización y la Solicitud e Ingreso de materiales y otros. al Departamento de Compras de Oficinas Centrales

7. El Jefe de Compras o la persona asignada debe
- Revisar la Solicitud de Compras
-En el caso que la compra deba ser autorizada por el Gerente General o la Alta Dirección, se debe solicitar la autorización.
- Gestionar la compra con el proveedor y la logística para entrega de las compras a la Planta
- Avisar a la Secretaria de Administración que ya se ha realizado la compra

8. La Secretaria de Administración debe informar a los solicitantes que se ha realizadola compra.

2. Recepción y Verificación de Calidad de lo Comprado

1. El producto comprado debe ser verificado y de ser necesario analizado por el solicitante o por el responsable de la evaluación según indique el Listado de Compras Críticas, utilizando el Formato de Recepción
2. En el caso de maquinaria o equipo, el Responsable del Área o el solicitante debe verificar que loentregado cumple con sus requerimientos y de ser necesario realizar las pruebas pertinentes.

Nota 1: En algunos equipos o maquinaria es necesario que el proveedor entregue un certificado de calibración.

3. Si el producto cumple con lo requerido y es aprobado por el responsable según el Listado de compras críticas, la Secretaria de Administración completa el formato de Ingreso de Materiales yOtros
4. Si el producto no cumple con lo requerido, debe de informarse al proveedor del incumplimiento o al departamento de compras de oficinas centrales para que ellos informen al proveedor. El producto debe tratarse siguiendo el Procedimiento de Producto Potencialmente No Inocuo y/o No Conforme ()

Nota 2: La Secretaria de Administración archiva las cotizaciones junto con la Solicitud de...