Propiedad y custodia de los papeles de trabajo

Propiedad y custodia de los papales de trabajo

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor. Sin embargo, el derecho del auditor sobre los papeles de trabajo está sujeto a aquellas limitaciones impuestas por la ética profesional, establecidas para prevenir la revelación indebida por parte del auditor de asuntos confidenciales relativos al negocio del cliente.

Ciertos papeles del trabajodel auditor pueden servir como una fuente de referencia útil para su cliente, pero no deben ser considerados como parte de, o un sustituto de, los registros de contabilidad del cliente.

El auditor debe adoptar procedimientos razonables a fin de mantener bajo custodia segura sus papeles de trabajo, y de conservarlos por un período suficiente para cumplir con las necesidades de su prácticaprofesional y satisfacer cualquier otro requerimiento sobre la retención de los mismos.

Los papeles de trabajo son totalmente confidenciales (shién por shién), dado que gran parte de la información que utiliza en la empresa tiene este carácter. El cliente no estaría dispuesto a proporcionar al auditor información a la que no tienen acceso muchos empleados y, por supuesto competidores, si no confíaen el secreto profesional de éstos. En los Códigos de Ética de la profesión se recogen normas en este sentido que obligan a todos los profesionales.

La propiedad de los papeles de trabajo es del auditor y nunca se pueden mostrar a terceros si no es con el permiso expreso del cliente, o en virtud de lo expuesto en el artículo 14.2 de la Ley de Auditoría de Cuentas.

Deberán estar siempre bienprotegidos contra pérdida, robo o destrucción.
Requisitos en su preparación
Cuando más de una persona interviene en la auditoría, los papeles de trabajo pasan a constituir un medio para comunicar
información y, por tanto, deberán ser lo suficientemente explícitos por sí mismos sin necesidad de realizar aclaraciones de tipo verbal.

Requisitos:

a. Quien prepara el papel de trabajo debeiniciarlo o firmarlo.
b.
c. Quien lo revisa también tiene que firmarlo.
d. Quien supervisa tiene que dejar constancia en los papeles de su opinión sobre aspectos o problemas planteados.
e. Los puntos o materias importantes deben ser resumidos para ser revisados por otros auditores de más experiencia.
f. Debe utilizarse un sistema de referencias muy riguroso y preciso para que se puedanidentificar los papeles con rapidez y eficacia.

Archivos de papeles de trabajo

Los papeles de trabajo deben ser archivados de manera que permitan un acceso fácil a la información contenida en los mismos.
Los archivos de los papeles de trabajo de una auditoría generalmente suelen clasificarse en dos tipos: archivo permanente y archivo corriente. Cuando alguno de estos archivos lleva más de unacarpeta, debe establecerse el control de la numeración de carpetas, numerando cada carpeta e indicando el número total de carpetas.

Archivo permanente

El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta información cada año.
El archivo permanente debe contener toda aquellainformación que es válida en el tiempo y no se refiere exclusivamente a un solo período. Este archivo debe suministrar al equipo de auditoría la mayor parte de la información sobre el negocio del cliente para llevar a cabo una auditoría eficaz y objetiva.

Ventajas del archivo permanente:

a. Hace posible que el análisis y revisión de las cuentas del período sea más riguroso, ya que existeinformación comparativa con años anteriores.
b.
c. Un más rápido y mejor entendimiento por el auditor de las características principales del negocio del cliente y de la industria.
d. Evita que todos los años se hagan las mismas preguntas al personal del cliente.
e. Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoría.
f. Evita muchos problemas en el caso de que sea necesario cambiar...