Propuesta digitalizacion y guarda documentos

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Proyecto de Digitalización y Guarda Física de Documentos
PROPUESTA DE TRABAJO Y COTIZACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

Fecha

Lugar y fecha

Sres. XX Presente At.: Sr. XX De nuestra mayor consideración: consideració

Nos es grato dirigirnos a Uds. a fin de someter a vuestra consideración la propuesta de servicios consideració profesionales que nos fuera oportunamente solicitada,correspondiente al Proyecto de Digitalización y correspondiente Digitalizació Guarda Física de documentación. Fí documentació Agradecemos profundamente la oportunidad que nos brindan de ofrecer nuestros servicios a vuestra ofrecer Sociedad y quedamos a su disposición para cualquier aclaración que estimen conveniente. disposició aclaració

Aprovechamos la oportunidad para saludarlos muy atentamente. Contenido
1. Objetivo del proyecto 2. Alcance del trabajo 3. Fases previstas 4. Metodología de trabajo 5. Supuestos adoptados 6. Entregables 7. Cronograma tentativo 8. Honorarios y Formas de Pago 9. Recomendaciones – Otras Prestaciones Opcionales
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1. Objetivos del Proyecto 1. Objetivos del Proyecto

Situación Actual Documentación archivada en una sala de 5x6 aprox.800 cajas de cartón prensado para tamaño oficio aprox. 1500 formularios por caja aprox. Distinto tamaño de formularios Distinto tipo de formularios Diversas formas de enganche Objetivo de Solución Desarrollar tareas de digitalización de documentos y guarda física del actual archivo de XX Beneficios Tangibles Estado actual del archivo físico Banco de imágenes (documentos digitalizados) Base de datosvinculando tema con imagen Servicio de guarda física del actual archivo Beneficios Intangibles Recursos Humanos Ahorro en tiempo de búsqueda Evitar trastornos legales o de auditorías Documentación Evitar deterioro Evitar posibles siniestros Guarda uniforme Ambiente Físico Liberar espacio físico

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2. Alcance del Trabajo 2. Alcance del Trabajo

El trabajo que se llevará a cabo con laempresa XX comprenderá:

1. La digitalización de todo el archivo físico existente (abarcando un período que
va desde xxxx hasta la fecha, de acuerdo a lo informado en oportunidad de la primera visita que se efectuara) y ubicado en la sala que se nos ha mostrado oportunamente dentro de las instalaciones de la empresa.

2. La seguridad y administración física/lógica de la documentación a partir de:La base de datos que se estará generando. El banco de imágenes producto de la digitalización. La Guarda Física del archivo actual en dependencia del proveedor.

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3. Fases previstas 3. Fases previstas 3. Etapas previstas

Fase I
Relevamiento
(1)

Se registrará el contenido de cada caja en cuanto a los tipos de formularios, para organizar el trabajo de la siguiente etapa. Sedeterminará la cantidad de formularios por tipo. Se definirán los campos tipos con los cuales realizar más tarde las correspondientes búsquedas. Se definirá la indexación de campos más conveniente para cada tipo de formulario. Se construirá una base de datos en Excel para registrar todo el detalle.

Proyecto de digitalización y guarda física de documentos

Parte de esta base de datos es la que serequerirá para efectuar el servicio de Guarda Física.

Fase II
Preparación
(2)

Se estará trabajando en paralelo con el relevamiento de contenido de las cajas. Se procederá a preparar el material de la siguiente manera: Los formularios se agruparán por tipo en cajas separadas. Aquellos formularios que contengan clips, ganchos, etc., serán separados de aquellos de su mismo tipo que no los contengandentro de la misma caja. Las cajas serán rotuladas en esta primera etapa por contenido. Se confeccionará una base de datos en formato .xls que permita incluir todos los campos previamente definidos para cada tipo de formulario más los campos de origen (caja, lote, orden, fecha, etc.) A las cajas para el archivo físico se les asignará una etiqueta.

Alcance de la presente propuesta – (1) En...
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