Protocolo para ejecutivos

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PROTOCOLO PARA EJECUTIVOS
REUNIONES
Recomendaciones generales.
Saber escuchar. Las cuestiones tratadas en las reuniones, pueden ser más o menos interesantes pero debemos aprender a escuchar a todo el mundo.

Atención. No solo con escuchar es suficiente. Hay que prestar atención y no hacer otra cosa a la vez. Hablar por el móvil, mirar por la ventana, leer el periódico, un libro, etc. Es unafalta de respeto no atender a las explicaciones o exposiciones de los demás.

Saber hablar. Cuando hablamos debemos tener en cuenta que hay que mirar a los ojos de los demás (nada de hablar para nuestra corbata), hay que hacerlo de forma clara, con un tono de voz adecuado y valorando el tiempo de los demás, por lo que no debemos pararnos en detalles poco importantes o significativos.Preguntar. Las preguntas deben tener relación con los temas tratados. Hay que dejar que las personas acaben sus explicaciones y dejar acabar las intervenciones de los demás. Si hay interrupciones, deberán ser justificadas.

Tiempo. Las reuniones suelen tener una duración prefijada de antemano. Hay que medir bien el tiempo y evitar alargar las reuniones más allá del tiempo establecido. Los horarios estánpara cumplirlos.

Discusiones. Las diferencias, que suele haberlas, deberán ser tratadas con el máximo respeto y educación. Nada de voces, imposiciones o "espantadas" (abandonar la reunión de forma airada). Las cosas se hablan y se discuten, pero siempre en buenos términos.

Ausentarse. Abandonar una reunión sin haberla finalizado solo puede hacerse por razones muy importantes o de fuerzamayor. No es correcto dejar la reunión por cuestiones cotidianas. En tal caso, se puede pedir un "receso" y tomar unos minutos para resolver algún problema puntual. Si es importante, se puede solicitar un aplazamiento de la reunión.

Conversaciones. En los tiempos "muertos" o pausas, las conversaciones no deben entrar en temas polémicos que puedan dar lugar a discusiones. Temas sobre religión,política, preguntas personales, etc. deberían ser ignorados. Si llega el caso, puede dar respuestas poco comprometidas. No se decante por ninguna opción en concreto. Muchas de estas opiniones pertenecen al ámbito privado de las personas.

Respeto. Las formas no se deben perder en ningún momento. Vaya como vaya la reunión hay que mantenerse en su sitio. No es mejor negociador siendo un grosero.Educación. Saludar al llegar y al despedirse; pedir la palabra de forma educada; solicitar las cosas, por favor; dar las gracias, etc. son cuestiones a tener en cuenta para una relación cordial y fluida con el resto de participantes.

Una reunión de trabajo no es un campo de batalla, sino un punto de encuentro. Pueden darse posturas o puntos de vista diferentes, pero no por ello debemos crear unclima de hostilidad. Los comportamientos negativos u hostiles no facilitan las relaciones ni ayudan a la consecución de los fines para los que se realizan las reuniones.

Antes de la reunión o cita de negocios.
Uno de los aspectos más importante de la reunión es lo que usted planteará en la misma, por tal razón debemos hacer nuestras tareas previas, preparar el discurso, estudiar a nuestrointerlocutor, si es extranjero: estudiar un poco sobre su país.

Vea los diferentes escenarios que pueden surgir en la reunión y prepare su discurso para cada uno, no se enfoque a prepararse para un solo, pues perdería una preciosa oportunidad de entrar al debate de las ideas, donde se saca en muchas ocasiones mucho provecho.

Durante la reunión o cita de negocios.
* Puntualidad. Debe llegarpuntual a las distintas reuniones que pueda tener durante el día, para que su cita principal no sufra desplazamiento de horarios.
* Su vestimenta debe seguir el correcto protocolo del tipo de reunión, tenga cuidado si va de traje cuando la reunión es una reunión informal, o lo contrario si va vestido informal cuando la reunión amerita el traje o una ropa más formal que casual, igual para las...
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