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EJEMPLOS DE CONTROL INTERNO
- Brenda, ¿Me hiciera favor de pasar la relación de proveedores a los que tenemos que pagar el día de mañana…?
- Sí licenciado, permítame un momento…
A las dos horas…
- Brenda, ¿Qué pasó con la información que le pedí…?
- Lo siento licenciado, lo que pasa es que no encuentro el disquete en donde lo guardé, además desde hace quince días que está fallando el tecladode la computadora y las personas que le dan mantenimiento hace mucho tiempo que no vienen…
Otro caso:
- Ricardo, ¿Ya viste la papelería que saqué del almacén para ahora que mis hijos regresen a clases…?
- ¡Caramba Manuel!, no la amueles, si te ve el licenciado Martínez te van a despedir…
- No hombre ¿Cómo crees?, ni cuenta se da, está tan ocupado que jamás revisa los vales de salida y ademásya hice los movimientos en el sistema. Fue de un requerimiento del Departamento de Fotomecánica. Sabes, el jefe de esa área es mi compadre y me firmó por una buena cantidad de material un vale, con decirte que ni siquiera se fijó que agregué más cosas de las que en realidad pidió…
Estas dos situaciones, que al parecer serían insignificantes si se presentaran de manera aislada, pero que en larealidad serían muy serios en caso de repetirse en diversas ocasiones, son sólo un ejemplo de lo que podría llegar a suceder en la empresa en la cual usted labora día con día, en caso de que no se contara con un eficiente Sistema de Control Interno que permita tener ordenadas y protegidas las distintas actividades que se llevan a cabo para el cumplimiento de las metas y objetivos de la organización.El Control Interno es fundamental para que las cosas marchen bien, evitar actos de corrupción, inadecuado manejo y desperdicio de los recursos, siendo de igual forma en sentido figurado una tarjeta de presentación que da imagen de confianza a la persona más importante de un establecimiento que sin lugar a dudas es "Nuestro Cliente…"
De vital importancia es que en cualquier empresa sea del sectorpúblico o privado, se tenga la precaución de obtener un Sistema de Control Interno efectivo, para cada uno de los procedimientos empleados en los departamentos y áreas que la integran.
Mantener manuales que constantemente se estén actualizando de acuerdo a los avances metodológicos y tecnológicos que se vayan requiriendo, que sean claros, objetivos y que permitan tener a los trabajadores quelaboran en la compañía y a los de nuevo ingreso, una herramienta de gran utilidad para el óptimo desempeño de sus funciones.
Por otra parte es necesario no esperar a que llegue una auditoria interna o externa, para darse cuenta que las cosas no están funcionando tan bien como el titular del área estimaba, o esperarse a que la maquinaria o el equipo de cómputo se descomponga para darse cuenta que lefaltaba mantenimiento.
Una estrategia que permite darse una idea de que las cosas están funcionando adecuadamente es seleccionar una muestra de la actividad que se pretenda revisar, escogiendo un período corto de tiempo. Por ejemplo:
· Revisar el llenado de las pólizas contables, conciliándolas con su soporte documental, correspondientes al segundo bimestre del ejercicio fiscal vigente.
· Unaverificación física de algunos bienes de consumo del almacén, conciliando su existencia contra las facturas de compras realizadas y los vales de salida.
Como se puede observar no es necesario revisar al cien por ciento las operaciones o las actividades que se realizan en la empresa, para darse una idea de cómo realizan los procedimientos.
Cabe hacer mención que la persona encargada de efectuar laverificación, deberá conocer plenamente el procedimiento que se va a analizar, procurando que no se encuentre involucrada directamente con la operación, en virtud de que podría convertirse en juez y parte.
Toda actividad existente en cualquier organización, sea del giro que sea, es fundamental que se encuentre considerada dentro del Sistema de Control Interno, sin embargo es importante señalar...
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