Qu Es Un Documento Electr Nico

¿Qué es un documento electrónico?

Se entiende como documento electrónico cualquier representación de información conservada y transmitida por medio de un mensaje de datos. Por tanto, un documento electrónico es cualquier documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo digital, que para ser consultado, interpretado o reproducido, debe ser accedido desde un computador u otrodispositivo con capacidad de acceder a información en medios magnéticos.

Hoy en día todo tipo de información contenida en un medio físico, como el papel, puede ser digitalizada para convertirse en un documento electrónico. Sin embargo no todos los documentos electrónicos poseen la misma validez probatoria en términos legales.

Los documentos electrónicos que se crean como copiasdigitalizadas de un documento físico (es decir aquellos documentos que son escaneados, transcritos, enviados por fax, etc.) no tienen validez legal o probatoria sin el soporte del documento original. Pueden ser utilizados como prueba de un evento o acuerdo, pero su validez o veracidad puede ser cuestionada, ya que son esencialmente el equivalente electrónico de una fotocopia de un documento original.Para tener validez deben ir acompañados de su original.

Por otro lado, existen documentos electrónicos que cuentan con mecanismos de control y seguridad, que garantizan la validez y veracidad de la información contenido en ellos. Para esto existen entidades certificadoras dispuestas y autorizadas legalmente para validar documentos electrónicos. Los mecanismos de seguridad comúnmente utilizados porlas entidades certificadoras son los de firma digital y sellado de tiempo.

Dado que este tipo de documentos electrónicos son creados, certificados, almacenados y consultados de manera casi exclusivamente electrónica, su registro electrónico es el “original” y los agentes certificadores dan fe que una vez fueron firmados o sellados el contenido del documento no fue alterado desde ese momentohasta que fue entregado a su destinatario, y por tanto estos documentos electrónicos tienen validez y valor probatorio ante la ley. Son el equivalente electrónico de un documento notariado o apostillado. Vale resaltar, que la firma digital como mecanismo de control y seguridad no sólo garantiza la integridad y veracidad de los datos, sino que también certifica la identidad de quién creó el documentoen cuestión.

Otro tipo de documento electrónico es aquel cuya estructura está diseñada para facilitar o ser parte de procesos automatizados. Este tipo de documentos electrónicos consta de tres partes: datos o metadata (que pueden ser leídos y consultados por programas de software), una representación gráfica de los datos (que puede ser leída y consultada por personas), y uno o varios archivosadjuntos (en caso de ser necesario).

Esta estructura puede venir en cualquier formato (PDF, Word, Excel, etc.) siempre y cuando permita que los datos contenidos en el documento electrónico sean procesados por software especializado para acceder a ellos. El software de consulta y lectura de documentos electrónicos puede ser programado para seguir unas reglas de negocio o motor de workflow. Lo que lepermite dirigir los documentos directamente a sus destinatarios y/o que activen procesos específicos dentro de una empresa e incluso entre diferentes empresas.

Esta automatización de procesos facilita la creación de comunidades comerciales que no utilizan el papel como soporte para sus transacciones. De esta manera los documentos electrónicos son la base del intercambio electrónico de documentos(también llamado EDI, por sus siglas en inglés—electronic data interchange) y la colaboración electrónica entre empresas.


IMPORTANCIA DE EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
A. Agiliza los procedimientos
La irrupción masiva de las nuevas tecnologías informáticas optimizaría la administración de la justicia en general y del proceso en especial.
Algunos consideran que esto permitiría mayor transparencia en...