Que Es La Correspondencia

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  • Publicado: 2 de mayo de 2012
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¿Qué es la correspondencia?


Las personas nos mantenemos en constante comunicación unos con otros, para intercambiar nuestras ideas, necesidades, informaciones… Esta comunicación la realizamos personalmente, cara a cara, de manera inmediata, o bien la mantenemos o la realizamos valiéndonos de algunos medios, como son el teléfono, los telegramas, las cartas.



¿Cuáles son las exigenciasbásicas en la correspondencia comercial?



En toda actividad comercial, la correspondencia como medio de comunicación entre personas y empresas juega un papel fundamental para la organización o empresa que cumpla de forma exitosa diversas gestiones. Para cumplir con sus objetivos de comunicar informaciones e ideas de forma rápida, eficiente y fácil, la correspondencia debe cubrir una serie derequisitos mínimos, a saber:



❖ Precisión y calidad: características básicas de toda correspondencia comercial porque cada palabra allí expresada forma parte de un acuerdo de negocios: las cifras, fechas, nombres, datos, todo deben ser expresos y exactos.

❖ Exactitud: la comunicación escrita exige la mayor exactitud para enviar una interpretación errada, ya que cuando el mensaje es porescrito, el emisor permanece ausente y el receptor no tiene forma de constatar al momento cualquier duda.

❖ Un correcto idioma: la ortografía y la sintaxis son indispensables. Una cata mal escrita o llena de errores ortográficos, no solo puede llevar a la confusión y provocar errores de interpretación sino que, además, causa un impacto definitivamente negativo en quien la recibe.

❖Cortesía: sin ser adulante, el lenguaje que debe utilizar en la correspondencia comercial necesariamente debe ser cortes, amable y respetuoso, así sea la carta de protesta o un reclamo.

❖ Naturalidad: el lenguaje debe ser diario, sin agregarle términos especializados, a no ser sea necesario; en ese caso se debe explicar de inmediato lo que quiere decir.

❖ Concreción: con toda comunicacióncomercial, conlleva un sentido de contrato, de responsabilidad, debe ser muy especifica, breve y si elemento aislados. Además, deben evitar los juicios valorativos y los adjetivos calificativos, porque son elementos que involucran nuestros sentimientos y prejuicios y, por lo tanto, enturbian la comunicación.

❖ Pulcritud y orden: toda correspondencia comercial, igual que la persona, debe serabsolutamente pulcra.su texto sede ser mecanografiado, sin tachaduras, borrones o enmiendas de ningún tipo.



¿Cómo se clasifica la correspondencia comercial?



Existen diversos criterios para clasificar la correspondencia comercial. Entre ellos figuran:

A) Interna: Engloba a cualquier mensaje escrito pensado para dar algún tipo de de información hacia el interior de la empresa o instituciónEntre las comunicaciones internas destacan:

❖ Memorándum:

Es la comunicación breve que sirve para poner en contacto a dos o más personas dentro de una misma empresa o institución y el la cual se desarrolla solo una idea o planteamiento.

❖ Esquela:

Es una comunicación corta de uso corriente en la correspondencia particular, comercial y oficiosa. Su objetivo es realizar unrecordatorio, realizar una invitación o hacer ningún señalamiento por un canal personal y no oficial.

❖ E-mails internos:

La implantación de la comunicación por las redes internas de computadoras, esto es, la intranet, trae consigo el uso de un nuevo tipo de correspondencia.

Los e-mails internos son mensajes que se envían y leen a través del computador.

❖ Informe:

Es la exposición escritadocumentada de hechos, situaciones o eventos propios o relacionados con las empresas o instituciones, presentados de acuerdo con un plan previamente determinado y según los requerimientos específicos de cada caso particular.

❖ Circulares:

Son comunicaciones que generalmente emanan de un nivel jerárquico y se dirigen simultáneamente a varias dependencias o personas a la vez.

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