Que Es Un Archivo
Páginas: 2 (268 palabras)
Publicado: 13 de agosto de 2012
Un archivo es un conjunto de documentos producidos y/o recibidos en el desarrollo de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier épocay en cualquier soporte.
Los archivos se clasifican en tres grupos:
1. Permanentes o maestros: estos contienen información que varían poco, en algunos casos es precisoactualizarlos periódicamente.
2. De movimientos: es para actualizar los archivos maestros, sus registros son de tres tipos: alta, baja y modificaciones
3. De maniobra o trabajo:tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Se utilizan como auxiliares de los anteriores.
En los cuales su principal funciónconsiste en la conservación de documentos, estos se conservaran debidamente ordenados y clasificados para así proporcionar información sobre el funcionamiento y los asuntostratados por la entidad.
El archivo será eficaz cuando se encuentre rápidamente lo que se busca.
Otra de las funciones es la de ser un centro activo de información que permiterelacionar los nuevos documentos con los ya archivados, sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado, y como elemento probatorio cuandoel organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o forma de hacerlo.
La gestión documental la constituyen todas las actividades administrativas y técnicasque permitan un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida, con el propósito de garantizar su consulta, conservación yutilización desde el momento de la producción documental hasta su destino final. El instrumento fundamental para una buena gestión documental son las tablas de retención documental.
Los archivos se clasifican en tres grupos:
1. Permanentes o maestros: estos contienen información que varían poco, en algunos casos es precisoactualizarlos periódicamente.
2. De movimientos: es para actualizar los archivos maestros, sus registros son de tres tipos: alta, baja y modificaciones
3. De maniobra o trabajo:tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Se utilizan como auxiliares de los anteriores.
En los cuales su principal funciónconsiste en la conservación de documentos, estos se conservaran debidamente ordenados y clasificados para así proporcionar información sobre el funcionamiento y los asuntostratados por la entidad.
El archivo será eficaz cuando se encuentre rápidamente lo que se busca.
Otra de las funciones es la de ser un centro activo de información que permiterelacionar los nuevos documentos con los ya archivados, sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado, y como elemento probatorio cuandoel organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o forma de hacerlo.
La gestión documental la constituyen todas las actividades administrativas y técnicasque permitan un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida, con el propósito de garantizar su consulta, conservación yutilización desde el momento de la producción documental hasta su destino final. El instrumento fundamental para una buena gestión documental son las tablas de retención documental.
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