Quimica

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  • Publicado : 15 de diciembre de 2011
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Los documentos administrativos tienen varias partes, las mismas que, según su ubicación, constituyen el "encabezamiento", el "texto" y el "término" del documento. Es preciso advertir que estas partes, en la mayoría de los documentos administrativos, permanecen ubicadas en el mismo lugar y se las conoce con el mismo nombre.
1. ENCABEZAMIENTO
Damos el nombre de "encabezamiento" al extremosuperior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, nombre del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y referencia.
2. TEXTO
Denominamos "texto" a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto reciben el nombre de "secciones", cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento. (Se estudian al tratar cada documento).
3. TÉRMINOConocemos como "término" al extremo inferior del documento y está integrado por las siguientes partes: antefirma, firma, pos firma, sello, anexo, "con copia" y pie de página.
Las partes que acabamos de indicar son las más importantes y corresponden a los documentos administrativos más usados; del mismo modo, están designados por sus nombres más difundidos.
Hay documentos que tienen todas estaspartes, pero hay también los que tienen sólo algunas, como veremos al estudiar cada uno de ellos.

4. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO
41. MEMBRETE
El membrete es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el documento. El membrete comprende, como mínimo, los siguientes elementos:
4.1.1. En los ministerios, el Gran Sello del Estado y elnombre del respectivo ministerio: '. ,., .
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
4.1.2. En las entidades privadas, el nombre o razón social de la empresa o entidad:
DISTRIBUIDORA "UNIVERSAL" OBSERVACIONES:
a) El membrete, además de los elementos mínimos que hemos señalado, puede contener emblemas, figuras, dibujos, direcciones, número telefónico y de fax u otras referencias de interés. Veamos lossiguientes ejemplos:
MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA
EMPRESA DE TRANSPORTES "JESÚS OBRERO" S.A. Av. España 234, Telf. 4537651 LIMA -PERÚ
LIBRERÍA Y DISTRIBUIDORA "LA CATÓLICA" Útiles de escritorio, papelería y Textos escolares y universitarios Jr. Asamblea 304, Telefax 879854 - AYACUCHO

b) El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres correspondientes:
1)En el papel A4, a un centímetro y medio de los bordes superior e izquierdo
2) En el papel A5 y en los sobres de carta y oficio, a un centímetro de los mismos bordes.
c) A pesar que el membrete se imprime en la parte superior izquierda en la mayoría de los documentos, puede variar su ubicación imprimiéndose especialmente en la parte superior central del papel:
d) En la impresión de losmembretes debe existir armonía o equilibrio entre los tipos de letras utilizados y las figuras o ilustraciones que pudieran acompañarlos.
e) Al membrete se le llama también "timbre".
f) El papel membretado o timbrado se emplea únicamente para redactar documentos oficiales, o sea, sólo para aquéllos que proceden de las autoridades, funcionarios o representantes del más alto nivel jerárquico, porquesu impresión resulta a veces costosa.
g) 4.2. NOMBRE DEL AÑO
h) El nombre del año es la denominación que da el gobierno a cada año calendario, mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo, el año de 2007 ha sido denominado: "AÑO DEL DEBER CIUDADANO"
i) Cada año calendario recibe un nombre diferente. El gobierno, con la denominación que otorga a cada año, trata de expresar un programa, unproyecto, un ideal, o pretende reconocer algún acontecimiento de trascendencia para nuestro país.
j) Esta denominación del año debe escribirse o imprimirse en toda comunicación escrita de carácter oficial que se difunde en las instituciones públicas.
k) El nombre del año se ubica en la parte céntrica superior de la hoja. Se escribe con letras mayúsculas y entre comillas, como se ve en el siguiente...
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