realizacion de evento

Páginas: 16 (3904 palabras) Publicado: 12 de agosto de 2013
Organización de eventos.
La organización de eventos puede ser una iniciativa de marketing muy
efectiva. De hecho es una de las actividades de promoción más
habituales. Reuniendo a varios clientes o colaboradores a la vez
permite transmitir tu mensaje colectivamente a muchas personas
interesadas.
Plan para triunfar:
El contenido del evento es lo más importante.
• ¿Qué tipo de evento vas aorganizar?
• La Organización Previa del Evento
• Vender el Evento – Conseguir que vengan.
• Logística del Evento El Día Grande – que salga todo bien.
• Después del Evento – conseguir resultados.
Como su nombre indica, un evento no es parte del día-día en la vida
de una empresa. Se trata de un acontecimiento donde se esfuerza por
conseguir un objetivo a la vista de clientes, colaboradores yempleados.
La organización previa a un evento se puede dividir en cuatro retos
importantes:
1. La Fecha.
2. El Lugar
3. La Agenda
4. Los Materiales
• La Fecha:
Elegir la fecha para un evento no es en absoluto trivial.
Elegir mal, y todo el esfuerzo se puede ver estropeado por el partido
de futbol de Barcelona, el concierto del cantante de moda o el final
del Copa Europa.
Además, debestener en cuenta el día de la semana, la hora y la
duración. En general los lunes por la mañana y los viernes por la tarde
no son nada propicios para eventos empresariales.
Según mis experiencias los martes y los jueves son los mejores días.
La elección de la fecha también puede estar condicionado por
factores externos.
¿Tu lugar preferido está disponible?
¿Cuando tiene el poniente invitado“estrella” espacio en su agenda?
¿Debe coincidir con algún acontecimiento público?
Una vez comprometida con una fecha, aunque no imposible, es difícil
cambiar. Mientras no hayas iniciado la promoción del evento, aún
puedes replantear, pero después resulta muy poco profesional ir
cambiando. Dicho esto, a veces no hay más remedio y hay que asumir
el bochorno.
Si el evento va durar más de undía, debes considerar con
detenimiento la mejor configuración de fechas. Obviamente, si los
invitados tienen que realizar un desplazamiento largo, hay que hacerlo
de una tajada. Sin embargo, si se trata de un curso para personas que
estén próximos, puede ser mejor adoptar una estrategia de “cada
jueves hasta mayo” o “el martes, jueves y martes”.
Todas las decisiones referente a un eventodeben ser tomadas desde
le punto de vista del invitado.
Se hace para beneficiarle y si no es así sencillamente no vendrá.
• El Lugar
Elegir el lugar de un evento siempre es delicado. Si tienes instalaciones
propias puede que tengas una ventaja, pero ¿son apropiados para el
evento?
Las preguntas claves a la hora de elegir un lugar para celebrar tu
evento son:
¿Cuantos invitados crees quevendrán? Se realista pero sin dejando
sitio por si acaso.
¿El lugar en cuestión puede acomodar un grupo mayor, si resultara
necesario? Del mismo modo, no hay nada más fría que una sala
demasiado grande que parezca vacía llegado el día. Si tienes que
errar, personalmente, prefiero que la gente tenga que “apretarse” un
poquito (sin exagerar) que dar la sensación de que no ha venido lo
queesperabas.
¿Que nivel de presentación será apropiado? Tu objetivo es impresionar
a tus invitados con la calidad de tus contenidos y la claridad de tu
mensaje. No vienen a maravillarse de un foro espectacular.
Si tu grupo de invitados es de alta gama, debes tratar de que se
sienten a gusto. Ante la duda, esfuérzate un poco más en el catering y
un poco menos en los muebles y cuadros. Quieres quevuelvan a casa
y recuerdan el menaje, no que pasaron un día debajo de una
cascada virtual de luces fibra-ópticas.
¿El evento es gratuito, o pagan por asistir? Si la calidad de la
información a difundir es muy alto o en mucha demanda, es
perfectamente razonable cobrar al asistente su plaza. Sin embargo,
este paso requiere un mayor esfuerzo todavía por esmerarse en la
calidad de todo el evento....
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