Recepcion De Documentos

RECEPCION DE DOCUMENTOS |
Susana Yirley Martínez Matías |
10-2 |
12/04/2012 |
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RECEPCION DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones deverificación y control que una
Institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
PASOS PARA LA RECEPCION DE DOCUMENTOS
En este proceso sepueden identificar las siguientes actividades:
° Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.
° Recibo de documentosoficiales.
° Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
° Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
Radicación de documentos
°Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
°Impresión de rótulo de la radicación.
° Registro impreso de planillas de radicación y control.

Registro de documentos
° Recibo dedocumentos oficiales.
° Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
° Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, talescomo: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexosy Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
° Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
° Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelaciónde documentos recibidos y enviados.
Distribución de documentos
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Actividades:
La distribución se relaciona con...