Recibo y despacho de documentos

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RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

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2. Sello de Radicación

Fecha___________ Hora_________

Serie documental_____________________

Destinatario__________________________

TRANSLADO A

Dependencia Atendido

___________ _____________

Se utiliza el sello de radicación cuando vamos a radicarel documento(a registrarlo en el sistema). Radicar es el procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas de asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.

3. Datos que se deben registrar en la planilla de recibo de correspondencia:

No de radicación:debemos colocar el número de radicación que le asignamos nosotros.

Fecha: se consigna la fecha en que radicamos el documento.

Datos de la persona o entidad remitente

Nombre: Se registra el nombre de la entidad remitente.

Asunto: Se consigna el tema de la documentación recibida, como por ejemplo invitación a evento deportivo.

Radicado: Es el número de radicado que trae lacomunicación.

Fecha: Es la fecha que trae la comunicación.

Anexos: Si la documentación trae documentación anexa en esta casilla debemos registrarla, un ejemplo es lista de aprendices.

Datos del destinatario

Dependencia: se registra el número de la dependencia a que va dirigida la documentación.

Nombre del funcionario: Se registra el nombre del funcionario a quien va dirigida ladocumentación.

Tiempo de respuesta:

No radicación de respuesta

No radicado:

Fecha:

5. Documentos que se deben radicar:

Correspondencia externa
Correspondencia interna
Correspondencia confidencial de carácter institucional.

Toda la documentación se radica menos, folletos, revistas, publicaciones, paquetes., pero si se lleva un registro de control de ellos.

A que se le colocanúmero de referencia??

6. Se le coloca número de referencia a la solicitud de envío de
correspondencia. Solicitar el servicio de envío y entrega de documentos oficiales en una entidad, solicitados por las unidades administrativas en el desempeño de las actividades diarias.
El número de referencia es el número que se le dio al documento o documentos que se van a enviar.

Porque esimportante la estructura organizacional de una empresa??

7. Es importante saber la estructura organizacional de la empresa porque nos da a conocer su estructura, nos muestra las dependencias que tienen, los diferentes cargos que tiene estructurada la empresa; en conclusión el organigrama de una empresa nos muestra en forma global la estructura de la misma.

Como instrumento de análisis: / Detectarfallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí y’ Detecto fallo de control evisór la departe mentalización. A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio decontrol de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando.

8. Áreas que se distinguen en la oficina de archivo

DelArchivo de Trámite

Funciones del área de archivo de trámite.
El área de archivo de trámite tendrá las siguientes funciones:

Recibir los expedientes que contengan asuntos concluidos de uso cotidiano o de consulta frecuente y elaborar su portada;

Establecer la ordenación de los expedientes, con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística y respetando la integración de los mismos;...
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