recursos humanos

Tema 5. El archivo de documentos. Los archivos
administrativos. Normas básicas de instalación de documentos.
El acceso a la información contenida en los archivos públicos
Reservados todos los derechos. No está permitida la reproducción total o parcial en ningún tipo
de soporte, sin permiso previo y por escrito del titular del copyright
©: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.Consejería de Administraciones Públicas.
Escuela de Administración Regional
AUTORA: Rita García Lozano
ISBN: 978-84-7788-581-8
DEPÓSITO LEGAL: TO-0095-2010

Sumario

1. El archivo de documentos
1.1. Para qué archivamos
1.2. El concepto de archivo
1.3. Diferencias entre un almacén de papel y un archivo de
documentos
1.4. El sistema de archivos en las Administraciones públicas
2. Los archivosadministrativos
2.1. El Archivo de Oficina
2.1.1. Definición
2.1.2. Documentos a archivar
2.1.3. Tareas en el archivo de oficina
2.1.4. Documentos que ya no son útiles
2.2. El Archivo Central
2.2.1. Definición
2.2.2. Funciones: especial referencia a las transferencias y los
préstamos
3. Normas básicas de instalación de documentos
4. El derecho de acceso de la ciudadanía a la informacióncontenida
en los archivos públicos
5. El documento, el expediente y el archivo electrónico

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1. El archivo de documentos
1.1. Para qué archivamos
La Administración produce diariamente un gran volumen de papel, es decir de
documentos, sólo tenemos que pensar en una pequeña unidad administrativa
formada por un grupo reducido de empleados, estudiar la actividad diaria y deesta manera veremos la cantidad de expedientes, correspondencia, registros, etc.
que se tramitan día a día y que al final del año suponen una cantidad de
documentación bastante importante que es necesaria controlar, entonces
comenzaremos a pensar en archivar como una necesidad.
Además, con la introducción de las tecnologías de la información en la gestión
de los procesos administrativos, lainformación se desmaterializa en multitud de
bases de datos o registros dispersos. De esta manera, en la actualidad ya se
puede hablar de un lado de la organización de los expedientes administrativos en
papel y de otro lado de la organización de los documentos electrónicos.
El cuerpo fundamental del texto se refiere a la organización de archivos en
soporte papel, siguiendo los parámetrosestablecidos en la Ley 19/2002, de 24 de
octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha.
Archivar quiere decir organizar documentos. Se trata de guardar o recoger
la documentación clasificada y ordenada según unas normas básicas con el fin de
poder encontrar con la mayor facilidad y el menor tiempo todo lo que hemos
guardado o archivado.
Además de una estrategia de pura lógica para elfuncionamiento de la oficina
en la que trabajamos, archivar es una obligación establecida por la
legislación vigente tanto en el Estado como en las Comunidades Autónomas,
concretamente en Castilla-La Mancha por la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de
Archivos Públicos de Castilla-La Mancha.
Por lo tanto, a continuación se enumeran las razones por los que hay que
archivar según las leyes en materia dearchivos:
1ª. No podemos dejar de repetir que la Administración se define por
excelencia por su carácter de servicio público, que sirve con objetividad al
interés general; por esta razón, los ciudadanos en sus relaciones con las
Administraciones públicas, tienen derecho:
-

A conocer, en cualquier momento, el estado de tramitación de los
procedimientos en los que sean interesados, yobtener copias de los
documentos contenidos en ellos…

-

Al acceso a la información contenida en los archivos y registros según los
términos previstos en la Constitución.

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Para poder garantizar estos derechos debemos tener los documentos
debidamente organizados con el fin de que puedan ser consultados por los
ciudadanos.
2ª. La eficacia de las Administraciones públicas;...