Redaccion De Documentos

LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS TÉCNICOS
Los hombres nos comunicamos de diversas formas, pero cualquiera que sea el medio, existirá un efecto sicológico ocasionado por el emisor sobre el receptor y viceversa. En la comunicación verbal, la presentación física del interlocutor, es decir su vestido bien cuidado, su rostro, sus gestos, las palabras que emplea, conforman “la primera impresión”, la cuales básica en el desarrollo del proceso comunicativo y en el logro de resultados positivos.
En la comunicación escrita sucede algo similar; de la presentación que se dé al texto, dependerá la efectividad del mensaje transmitido; de ahí la importancia de que éste cuente con algunas características, las cuales se clasifican en primarias y secundarias, para facilitar su estudio.
CARACTERÍSTICASPRIMARIAS
CLARIDAD
Es fundamental en el texto escrito; con ella se busca que el destinatario capte inmediatamente el mensaje. Los elementos que hacen parte de este factor son:
ORDEN DE LAS IDEAS
Es clave contar con una guía de redacción, con el fin de organizar nuestras ideas en el papel (plan).
ORACIONES CORTAS
Este tipo de estructura permite expresar el pensamiento en forma breve yclara, facilitando la comprensión de las ideas que se desea transmitir. Una buena manera para lograrlo es evitar el exceso de palabras.
VOCABULARIO ADECUADO
Cuando redactas debes evitar el uso de palabras cuyo significado no es muy preciso: La cosa fue tan complicada que…
Evitar palabras técnicas propias de la organización y de difícil comprensión para el lector. Se debe utilizar unlenguaje común al lector.
La utilización de sinónimos es apropiado, pues nos permite enriquecer y variar la redacción. Sin caer en lo sofisticado.
Se deben evitar los vulgarismos y barbarismos en la expresión, es redacción formal y la imagen de la institución se ve deteriorada.
Los datos que se aportan deben ser exactos, evitar las ambigüedades y ser lo más descriptivo posible.

PRESENTACIÓNESTÉTICA
La redacción debe ser clara, limpia, agradable, libre de errores ortográficos. Su agradable distribución, su clara redacción y su toque personal, serán la mejor muestra de la calidad profesional de los funcionarios de la organización.
CONSICIÓN
Brevedad y precisión son palabras que definen en forma más aproximada este término. Una misma idea puede expresarse de distintasformas; es necesario recordar que de la sencillez con que la escriba dependerá la rápida comprensión e inmediata atención del lector.
INTEGRIDAD
Consiste en expresar el mensaje completo sin que falte nada. Ello se logra con buena planeación, de tal forma que no se olvide incluir detalles importantes en el momento de escribir.
CORTESÍA
Escribir documentos es un arte que despierta lasemociones del lector, pues éste es quien le concede el significado a su mensaje, lo cual exige un esmerado cuidado en el tratamiento que se le dé.
Si se quiere lograr un mensaje efectivo, la afabilidad, la sinceridad, el reconocimiento y la gratitud, deben ser las expresiones cotidianas de este tipo de escritos.
PLANEAR ANTES DE ESCRIBIR
Planear los textos antes de producirlos, permitirá que elproceso sea más efectivo. Las siguientes son algunas recomendaciones para lograrlo:
* Tener los antecedentes e información necesaria relacionada con el objeto de la comunicación.
* Precisar la razón principal del escrito: ¿solicita? ¿reclama? ¿agradece?
* Anticipar la posible reacción del lector y buscar cómo manejarla positivamente.
* Ordenar las ideas.
* Elaborarborradores hasta conseguir el orden deseado.
* Buscar el momento adecuado para redactar; por lo general las primeras horas de la mañana son las más apropiadas, ya que hay menos congestión en la oficina.
DESARROLLAR UNA IDEA POR PÁRRAFO
Un párrafo debe desarrollar sólo una idea, presentándola de manera coherente y organizada. Incluir más de una idea en su construcción atenta contra uno de los...