Redaccion de informes y oficios

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  • Publicado : 12 de junio de 2011
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ACTA: documento o certificado de carácter oficial que declara la condición legal de una persona o institución, recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en una reunión de una asamblea.
Las actas institucionales son documentos que contienen una relación escrita y detallada de lo discutido y acordado en las diferentes sesiones de los órganos. Las actas también sirven de apoyo paracomprender las motivaciones de los consejos o comités al momento de fijar una política, tomar una decisión o aprobar un programa o reglamento y para construir la memoria institucional.
OFICIO
(Viene del Latín OFFICIUM)
Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula,en especial a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.
Su finalidad
 Informar,
 Invitar,
 Pedir,
 Remitir.
Área de Difusión
El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de unainstitución; y Nivel Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

Facultad para Firmar Oficios
Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de lainstitución. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abandonando asuntos específicos del trabajo, pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.
Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos en lainstitución.
Partes de un Oficio
1. Membrete: Nombre de la institución.
2. Lugar y fecha
3. Número del oficio
4. Datos del destinatario: Tratamiento o cargo
5. Vocativo
6. Asunto
7. Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo, sencillo y se evitara el tuteo.
8. Despedida
9. Firma y cargo del que remite el oficio
Y los complementarios:
• Nombre delaño ( obligatorio únicamente en los casos de circulación externa)
• Referencia
• Anexo
INFORME: Documento escrito cuya finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada. Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. También se puede considerar como: Escrito destinado a ser utilizado por más de un lector, preparado por lo general arequerimiento o petición, elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre ellas.

Características:
- Es utilizado por más de un lector. Aun cuando el informe vaya remitido a una o más personas, con seguridad será utilizado, analizado y discutido por varias personas de la empresa o institución.
- Es producto de unrequerimiento, ya que la mayoría de las veces es requerido por los niveles superiores o de entes externos de la empresa.
- Es de cierta extensión, aun cuando se habla de informes extensos e informes cortos; la cantidad y calidad de la información presentada en un informe y los análisis en ella basados, determinan que los informes propiamente dichos tengan una extensión, en la mayoría de loscasos, superior a cinco páginas.
- Su elaboración se realiza conforme a un plan. Bajo este aspecto se quiere destacar la significativa dosis de preparación o planificación previa para su elaboración, lo cual requerirá mayor esfuerzo para una mejor estructuración y presentación de la información.
- Facilita la comprensión de una situación compleja, Este aspecto está relacionado con la extensión...
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