Redaccion documentos administrativos

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ESTRUCTURA DE LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Mg. Edith Olivera C.

ESTRUCTURA
La redacción de documentos administrativos en cuanto a su estructura comprende:

1. Encabezamiento:
Se ubican los siguientes elementos:

1.1. Membrete:
Es la inscripción que identifica al sector público o privado, caracterizándose por llevar el sello del Estado( si es estatal) Se caracteriza porlo siguiente: Se imprime en la parte superior izquierda de los papeles, a un centímetro de su borde superior e izquierdo. Al imprimir el membrete se debe tener en cuenta el equilibrio entre los tipos de letras y las ilustraciones que acompañan. En algunos organismos descentralizados del sector público, el membrete está constituido solo por el nombre o razón social de la institución.

Ejemplos: 1.2. Nombre del año:
Es el nombre del año calendario establecido por la ley. Se obviará en los documentos oficiales de circulación interna. Ejemplo: 2008 se declaró: AÑO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PERÚ 1.3. Lugar y fecha: Los documentos deberán llevar el nombre de la localidad, la fecha, el mes y el año de su formulación. Ejemplo: Santa Beatriz, 02 de Julio de 2008

1.4. Código:Individualiza a la comunicación e identifica a la dependencia remitente. La codificación se utiliza por razones de control y seguridad. El código lleva:

Nombre del documento y la abreviatura de la palabra número (Nº).

El número correlativo asignado al documento está compuesto por tres dígitos renovables anualmente.

Las dos últimas cifras del año en el que se cursa la comunicación debe ir entreguiones(-98-)

Las siglas de la institución que formula el documento, deben estar separadas por guión o barras oblicuas.

OFICIO Nº 058 – 08 – UIGV

1.5. Destinatario: Comprende la identificación de la persona, entidad o dependencia a quien se dirige el documento. Ejemplo:
SEÑOR DIRECTOR DE COOPERACIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA INTERNACIONAL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES JR. AZÁNGARO Nº450 – 5TO PISO PRESENTE._

1.6. Asunto: Es el resumen o la síntesis del contenido de un documento. Debe redactarse en forma clara y precisa, con el menor número posible de palabras. Ejemplo:
ASUNTO: REUNIÓN DE COORDINACIÓN

1.7. Referencia: Es la parte que menciona los antecedentes del documento que se elabora. Son de forma obligatoria en los documentos que son contestados o reiterancomunicaciones anteriores. La referencia comprende: a)REFERENCIA, puede ir abreviada o completa.

b) El código y la fecha en forma sintetizada que sirve como antecedente.
REFERENCIA: OF. Mult. Nº 167 – 99 – VTAC - UIGV Ejemplo:

2. Texto:
Es la parte principal de todo el documento. Comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmitir, su dominio no se adquiere con normas o modelosadaptados a todas las circunstancias, sino con la práctica, la experiencia administrativa, etc.

2.1. Características del texto
Claridad, debe ser comprensible. Integridad, debe contener y desarrollar todas las ideas referidas al asunto.

Brevedad, debe ser breve y ágil, sin palabras ni frases innecesarias.
Cortesía, debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir al lector. Corrección, no sedebe cometer errores ortográficos, tampoco debemos abusar de las mayúsculas, colocar debidamente los signos de puntuación, usar correctamente las preposiciones y conjunciones. 2.2. Etapas de la elaboración del texto Concepción, es formarnos una idea aproximadamente del documento que se va a redactar. Recolección de datos, reunir todo el material y la información indispensable y fehaciente. Bosquejo sintético de las ideas, comprende la relación de las principales ideas ordenadas y listas para ser desarrolladas. Desarrollo de las ideas, se elabora un borrador poniendo toda nuestra experiencia, habilidades, conocimiento y creatividad.
Ejemplo:
Tengo el agrado de dirigirme a usted para saludarlo y remitirle el expediente de postulación a una beca al exterior que este consejo presenta...
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