Regalo


Introduccion
Clasificar es ordenar por clases, colocar por un orden metódico. Un archivo desorganizado, es decir, sin clasificar ni ordenar, no favorece la perduración de los documentos. Elorden, por el contrario, disminuye los problemas de conservación y hace más fácil el control.
Existen, pues, dos términos: clasificar y ordenar, referidos a la documentación de archivos, que continuamentese utilizan pero con cierta indistinción.
 
La clasificación puede llevarse a cabo según diversos criterios que dan lugar a diferentes sistemas :

Alfabético, cuando la clasificación se realizapor el nombre del que lo suscribe o su destinatario.
Geográfico, cuando se toma el lugar donde transcurre la acción
De materias, cuando el criterio de clasificación responde al asunto de que se trataNumérico, si se sigue el número asignado a los documentos.
Cronológico, si el criterio empleado es la fecha en que se ha
redactado, enviado o recibido el documento.
 
Cada uno deestos métodos se puede aplicar aisladamente o en combinación con otros sistemas, según las necesidades del archivo y las características de los documentos de que se trate.
Todos estos métodospresentan ventajas e inconvenientes y son particularmente aconsejables en determinados casos.
En general, debe pretenderse:
 
Que el sistema elegido sea sencillo y reduzca al mínimo los casos ambiguos.Que simplifique al máximo la entrada de documentos.

Clasificación alfabética
La clasificación alfabética tiene como base el nombre de la persona o la empresa a la que se refiere el documento y esuno de los sistemas más sencillos.
El sistema alfabético permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa ésta.
Para la utilización de este método será necesario determinar unapalabra principal u ordenatriz que será la que defina el criterio de ordenación, por ejemplo, el primer apellido, el tema, etc.
Pero existen excepciones que podrían complicar la clasificación, para...