Registros contables

Registros contables

La normativa sobre los registros contables que han de mantener las empresas se encuentra en el Código de Comercio, que exige a todos los empresarios llevar una contabilidad ordenada, adecuada a su actividad, y mantener un libro de inventarios y balances y otro diario, sin perjuicio de lo exigido por las leyes o en disposiciones extraordinarias.

Las sociedades mercantilesestán obligadas a llevar también un libro o libros de actas en el que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y extraordinarias y los demás órganos colegiados de la sociedad.

En cuanto a los requisitos formales aplicables a los registros contables, el Código de Comercio establece que las empresas presentarán los libros obligatorios al Registro Mercantil dellugar donde tienen su domicilio, para su diligenciado y sellado antes de comenzar su utilización.

Se permite la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas separadas que posteriormente habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales han de legalizarse antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a lafecha del cierre del ejercicio.

Los citados requisitos formales también son de aplicación al libro registro de acciones nominativas en las sociedades anónimas y en comandita por acciones, así como al libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada, que podrán llevarse por medios informáticos.

Los registros contables y estados financieros son dos componentes básicos dentrode la contabilidad de una empresa
La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas. Los tres primeros se refieren a la sistematización de libros, es decir, a la compilación y registro sistemáticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y lasfacturas pagadas. La información contenida en estos documentos se traslada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otras.
 
Primer paso. El registro decada transacción en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización tomando en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero también refleja una disminución del mismo al reducirse lacantidad de dinero disponible). Por ello, toda transacción tiene una doble dimensión; la primera, el deber (que aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a la derecha). Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura financiera. En función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el deber e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debey disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes (débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito). Sin embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta de pasivo, y en el libro diario aparecerá una nueva partida, incrementándose la cuenta de bienes (débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo (crédito). El reconocimiento dela obligación de pagar a los empleados aumentará la partida contable de salarios (débito) y aumentará el pasivo (crédito). Cuando se paguen los salarios se producirá una disminución en la cuenta de caja (crédito) y disminuirá el pasivo (débito).
 
Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la...