Reglas

1. REGLA
El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.

EJEMPLOS:
NOMBRE DE PILA: APELLIDOS:

Ernesto Humberto Amaya Cabrera
María Elena Gómez Deras

SE ARCHIVA:
Amaya Cabrera, Ernesto Humberto
Gómez Deras, María Elena
2) REGLA

Si antes del apellido aparece una inicial se toma como nombre de pila.

EJEMPLOS:
Raúl A. Fuentes Colorado
Marina E. Mena...Métodos básicos para archivar y mantener los documentos

Que es archinonomia? Proviene de la raíz latina archivan, que es una disciplina que estudia los archivos en todos los aspectos

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Sirven y son útiles para:
Planeación
Organización en reuniones empresariales
Integración documentos dentro d la empresa
Ejecución eje. Memos
Y control ej. Asistencia,actividades.

Ciclo DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Creación o recibo
Archivo y protección
Utilización
Transferencia
Eliminación

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

Se clasifica de acuerdo a su fuente en:
RECIBIDA, ENVIADA O INTERNA.
RECIBIDA: s recibida de organizaciones externas como cartas, oficios, solicitudes e informes.
ENVIADA: se emite a individuos o organizaciones externas x lo q se debe reteneruna fotocopia del mismo como constancia.
INTERNA se da entre departamentos de la misma organización como: memoranda informes, circulares, avisos.

RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA

CONSTA DE:
Fecha
Numero de la hoja
Remitente
Procedencia
Destinatario
Asunto
Anexo
Observaciones
Hunde documentos remitente procedencia destinatario asunto Anexo observaciones

TRAYECTIORIA DE UNA CARTASon
La recepción
Bandeja de entrada
Conclusión
Respuesta

CLASIFICACION MANUEL DE LOS SISTEMAS D ARCHIVO
Alfabético
Geográfico
Cronológico
Asuntos o temático
Números

REGLAS PARA ARCHIVAR
Si al archivar los documentos se realiza a partir del país con auxilio de la sucesión alfanumérica
1guia alfabética
2guiea del país con mayúsculas
3 seguía del estado con mayúsculas compactas4expediente incluye:... [continua]
REGLAS UNIVERSALES DEL ARCHIVO
Para comprender mejor estas reglas es indispensable conocer el significado de los siguientes términos usados en el proceso de clasificación.
• ORDENAMIENTO ALFABÉTICO: las reglas de clasificación se fundan se fundan en el ordenamiento de los nombres por orden alfabético. Es el mismo proceso que se utiliza en los diccionarios.
•UNIDAD: se le llama unidad a cualquiera de las del nombre de una persona o razón social escogidas para efectuar el ordenamiento alfabéticamente. en el nombre José Polaco Torres, por ejemplo, hay tres unidades: José, Polaco Torres.
• CLASIFICACION: es determinar el titulo o nombre bajo el cual se va a archivar le documento.
NOMBRES DE INDIVIDUOS
• Nombres completos: Las unidades de los nombrescompletos se invierten colocando: apellido paterno, apellido materno y nombres. Los apellidos se escriben en mayúscula sostenida y se separan del nombre por medio de una coma.
• Cada parte del nombre se considera como una unidad separada y en caso de que la primera unidad sea identificada con uno u otros nombres, debemos tomar entonces la segunda unidad y así sucesivamente.
Ejemplo:
• ÁLBAREZRODRÍGUEZ, María Teresa
• BUITRAGO HERNÁNDEZ, Andrea
• CARMONA, Olga
• JIMÉNEZ VÉLEZ, Cesar
• JIMÉNEZ VÉLEZ, Diego
• LEÓN GIRÓN, Ligia
• LEÓN TORRES, Marcela

Reglas de clasificación
1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere.Ejemplo: Maria Elena Salas. quedará así:
- Apellido, en este caso, Salas;
2- Nombre de pila: María;
3- Segundo nombre: Elena; es decir quedaría asi:
Salas, María Elena, siempre la inversión delnombre debe ir precedida por una coma. ( Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA,...