Regulaciones para el departamento de telefono

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Manual de Recepción
Hotel Sunscape Casa del Mar

RESERVACIONES

INTRODUCCION

El objetivo de este departamento es de asegurar la disponibilidad actual y futura del inventario de habitaciones del hotel, el inventario viene controlado en función a la aplicación de estándares de trabajo quienes garantizan la confirmación rápida a toda solicitud de reservación,promoviendo y facilitando la exactitud de los reportes de ocupación.
Es muy importante que el Departamento este bien informado de los servicios ofrecidos por el hotel.

REGISTRO DE RESERVACION

Toda solicitud debe de ser enviada por escrito, igual que cualquier cambio a una solicitud ya hecha y confirmada así como las cancelaciones también, toda solicitud debe ser selladay recibida con el nombre de la persona quien la recibe, así como fecha y hora.

Son consi4deradas las listas enviados por Operadores con contratos (Allotment) o grupos individuales (convención o individual).
Operadores quienes tienen contrato envían sus listas al hotel por fax o con un representante.
Hay que tomar en cuenta y asegurarse de verificar que las reservacionesestén según el allotment y por estándar de habitación, y que el período de reservación haya sido respetado.
El objetivo es vender el mayor número de habitaciones posibles, si hay disponibilidad, esto incluye reservaciones proviniendo de agencias minoristas y mayoristas sin allotment, según la política de reservación del hotel. Las agencias sin allotment deben de pre-pagar sus estancias poradelantado.
Hay que verificar cuales son las agencias con contrato exclusivo por naturaleza del mercado. Ejemplo: Un mayorista tiene la exclusividad con el hotel en cuanto reservaciones proviniendo de Toronto. En este caso, no se podría aceptar la reservación proviniendo de otro mayorista de esta misma ciudad.
Grupos individuales y grupos de convenciones serán manejados según elcontrato acordado con cada grupo, según la política de la compañía.

RESERVACIONES DE COMPAÑIAS

EL MISMO PROCEDIMIENTO QUE POR LAS RESERVACIONES INDIVIDUALES SE APLICA. TOMAR EN CUENTA QUE CIERTAS COMPAÑÍAS TIENEN TARIFAS PREFERENCIALES, SEGÚN LA TEMPORADA. EN LA MAYORÍA DE LOS CASOS, ESTAS RESERVACIONES DEBEN DE SER PRE-PAGADAS, A MENOS DE TENER UN ACUERDO DE CRÉDITO,AUTORIZADO POR LA GERENCIA GENERAL CONTRALORÍA Y LA OFICINA CORPORATIVA.

RESERVACIONES RECIBIDAS DESPUES DE LA FECHA DE CORTE ( cut off)

Algunas agencias deben de reportar a mas tardar 7 días antes el día de llegada, horas antes, 24 horas antes o tienen venta libre. En el caso de una agencia que reporta después de su fecha de corte se deberá de pedir la autorización del Gerente deDivisión Cuartos antes de ingresar la reservación; no negar la reservación si hay disponibilidad.

VIPs

Al momento de ingresar una reservación VIP, hay que anotar el tipo de VIP correspondiente; en el caso de no saberlo, pasar la reservación a la Gerencia General para que sea otorgado.
En caso de una reservación de una persona de importante para el hotel o la compañía,habrá que informar el Gerente de General y División Cuartos de inmediato.

HUESPED REPETITIVO

Los clientes repetitivos son personas que ya fueron hospedados en cualquier hotel de la cadena.
Se le otorga el status de VIP 2.
En toda reservación recibida se indica si el huésped es repetitivo, e indicarlo en las observaciones.
Cuando reciben llamadas parasolicitudes de reservaciones individuales, hay que preguntar si el cliente se ha quedado anteriormente en cualquier hotel de la cadena

PREPARACION PARA EL DIA SIGUIENTE

El Departamento de reservaciones debe de entregar todos los documentos necesarios a la Recepción un día antes de la llegada.
Esto incluye la lista de llegada, con todos los detalles impresos, y los...
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