Relaciones, coordinacion y comunicacion

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  • Publicado : 7 de enero de 2011
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Relaciones, Coordinación y Comunicación
Para garantizar una comunicación efectiva en un negocio de éxito, todos los empleados deben participar en las habilidades básicas de comunicación organizacional empezando por desarrollar la habilidad de escuchar, habilidades comunicativas y el diseño de un mecanismo eficaz de preguntas y respuestas.

a) Información que se da a conocer al usuario ocliente por parte de la Unidad Receptora

Durante el proceso de intercambio de información por parte de la agencia de seguros Landa y Asociados hacia sus usuarios, se proporcionan datos específicos sobre los costos de pólizas, los beneficios de obtener estos servicios al igual que las exclusiones o límites de las coberturas asignadas a la póliza del cliente, ya sea de acuerdo a losrequerimientos por parte de algún organismo que la solicita o bien de acuerdo a las necesidades del cliente.

Además, se facilitan números telefónicos dónde puede recibir asistencia en lo que se refiere a asesoría por parte de la aseguradora en la que se tiene contratada la póliza o simplemente para el reporte de algún siniestro o accidente. En el caso particular de pólizas, se indica de forma escritadetalladamente a los clientes las coberturas que cumplen cada plan de seguro para la protección de bienes.

Durante la entrevista con el cliente se ofrecen diversas opciones de compra de acuerdo a las posibles necesidades del cliente observadas durante el proceso de venta o asesoría .

b) Canales o medios de información utilizados para prestar el servicio

A la par de lainteracción directa con el cliente, existe apoyo visual y escrito para la transmisión de información. Se considera como canal de comunicación formal las tarjetas de presentación del director de la agencia, en la cuál se indica el logotipo de la misma, teléfonos y ubicación. Otro canal de información es el producto mismo, la póliza de seguro, dónde se establecen las coberturas que protegen los bienesdel asegurado en caso de un siniestro.

Para informar al cliente de las nuevas tarifas o procesos de renovación de póliza y tener una estadística verídica sobre la calidad del servicio se utilizan correos electrónicos, llamadas telefónicas de cortesía y cartas periódicamente para estar al tanto de las necesidades al cliente. Además, las cartas formales son empleadas como herramientapara solicitar nuevas pólizas a las compañías de seguros, endosos (cambios en la información de las pólizas), para llevar relaciones de pólizas liquidadas y cancelaciones.

Los canales de comunicación visual se constituyen por publicidad tamaño tabloide donde se indican las compañías que proveen a la agencia el producto e indican que se trata de un agente autorizado para la venta depóli2zas. Por otra parte, los canales de comunicación informales son empleados por los trabajadores de la agencia para comunicarse, entre estos son conversaciones cara a cara, notas en los escritorios y llamadas a celulares.

c) Determinación del uso de la información y la disgregación de transmisión

La información que se ofrece sobre las coberturas, el servicio, en general, asesoría y tarifas decada compañía que provee a la agencia Landa y Asociados, está previamente regulada por cada una, de esta forma el agente autorizado para vender pólizas debe respetar los requerimientos de confidencialidad establecidos en su contrato.

El agente autorizado se ocupa de enfatizar los beneficios de las coberturas y las promociones especiales para crear una imagen positiva del producto. Además,advierte al cliente que tiene que cumplir fielmente con el proceso de reconocimiento en el caso de un siniestro, esto con el propósito de optimizar el servicio y protegerlo de posibles irregularidades por parte de peritos y ajustadores.

A pesar del grado de satisfacción del cliente, el agente de seguros tiene la obligación de entablar comunicación de persona a persona para llegar a acuerdos que...
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